2. Overvejelser ved anskaffelse af ny kopimaskine eller printer

I kapitel 3 er nævnt, hvilke tekniske overvejelser institutionen bør gøre sig inden anskaffelse. Det drejer sig blandt andet om kapacitet, faciliteter med mere. Når disse tekniske overvejelser er tilendebragt, skal institutionen herefter tage stilling til finansieringen af anskaffelsen. I den forbindelse er det vigtigt at kende institutionens udgangspunkt. Hvilke kontrakter er institutionen forpligtet på og i hvor lang tid, og hvor stor er restforpligtelsen i en eventuelt allerede eksisterende finansieringskontrakt.

I forbindelse med investering i nyt kopi- og printudstyr kan dette enten betales kontant eller finansieres eksternt. Hvilket alternativ, der er bedst, afhænger af den enkelte institutions situation.

2.1. Kontant køb

Vælger institutionen at betale kontant, anbefales det som udgangspunkt at benytte Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S (SKI)'s rammekontrakt 02.12 Kopimaskiner, hvor der træder en ny aftale i kraft pr. 1. januar 2006. UVM vil på institutionernes vegne indgå koordineringskøbsaftaler med flere af leverandørerne på aftalen, således at institutionerne opnår den højest mulige ekstrarabat på kontant køb. Koordineringsrabat og leverandører vil blive oplyst efter indgåelse.

2.2. Eksternt finansieret køb

Anskaffelse af kopi- og printudstyr kan finansieres ved traditionel bankfinansiering, men den mest udbredte finansieringsform er leasing, hvorfor der efterfølgende vil blive fokuseret på de forskellige varianter af leasing.

2.2.1. Hvad er leasing?

Leasing er grundlæggende en aftale, hvor leasingtager (institutionen) forpligter sig til at betale en række ydelser til leasing-giver (leasingselskabet). Til gengæld opnår leasingtager brugsretten over det leasede aktiv i den aftalte finansieringsperiode.

Der findes to typer af leasing: operationel leasing og finansiel leasing.

2.2.2. Operationel leasing

Centre og institutioner for erhvervsrettet uddannelse, centre og institutioner for videregående uddannelse og universiteterne er underlagt bestemmelserne i Finansministeriets Budgetvejledning, hvor det påpeges, at det alene er tilladt at indgå aftaler om operationel leasing.

Operationel leasing er kortvarige lejemål, hvor leasingtager typisk har mulighed for at opsige leasingaftalen i aftaleperioden. Et kortvarigt lejemål er et lejemål, hvis løbetid ikke strækker sig over hele aktivets forventede levetid, og hvor værdien af de samlede leasingydelser ikke dækker aktivets anskaffelsesværdi.

At værdien af de samlede leasingydelser ikke dækker aktivets anskaffelsesværdi, samt retten til opsigelse, betyder, at det er leasinggiver, som bærer risikoen for aktivets værdi. Som aflønning for at bære denne risiko vil leasinggiver kræve en præmie af leasingtager. På grund af denne risiko er det heller ikke alle aktiver, der egner sig for operationel leasing. Det vil normalt være aktiver, hvor den værdimæssige risiko er relativ lav som
f.eks. biler, der har et stort og relativt gennemsigtigt sekundært marked. Aktiver, der ikke egner sig specielt godt til operationel leasing, er aktiver, der hurtigt taber værdi, og som har sekundære markeder, der er ineffektive og uigennemskuelige.

Undervisningsministeriet har i samarbejde med Nordania Leasing udarbejdet et leasingkoncept, der opfylder kravene til operationel leasing i henhold til Budgetvejledningen. Det er ikke muligt, at aftaler under dette koncept kan indeholde restgæld fra gamle aftaler.

Institutionen har ved aftalens udløb mulighed for at byde på udstyret i aftalen, men institutionen kan ikke være sikker på at overtage ejendomsretten, da den tilfalder højestbydende.

Leasingaftaler under dette koncept kan opsiges efter 24 måneder. I den forbindelse forpligter institutionen sig til at betale Nordania Leasing en kompensation svarende til nutidsværdien af de samlede uforfaldne ydelser i den resterende del af leasing-perioden med et tillæg af en eventuel indregnet restværdi. Efterfølgende vil et eventuelt salgsprovenu på udstyret, dog højest svarende til ovenfor nævnte kompensationsbeløb, blive godtgjort institutionen. Yderligere oplysninger om leasingkonceptet kan findes på Undervisningsministeriets websted www.uvm.dk/indkoeb/leasing.

2.2.3. Finansiel leasing

En meget stor del af de aftaler, der allerede er indgået, er finansielle leasingaftaler. På Undervisningsministeriets institutionsområde er det reelt kun institutionerne på de frie skoleområder, der må indgå aftaler om finansiel leasing.

Finansiel leasing er typisk langfristede lejemål, som strækker sig over hele aktivets forventede levetid. Værdien af de samlede leasingydelser dækker, udover aktivets anskaffelsesværdi, også fortjenesten til finansieringsselskabet i form af renteindtægter.

Finansielle leasingkontrakter er i princippet uopsigelige i kontraktperioden. Ønsker leasingtager at opsige sin leasing-kontrakt før udløb, skal der betales en kompensation til leasinggiver, der som hovedregel svarer til værdien af samtlige resterende ydelser i kontrakten. Leasingtager betaler således hele kontraktens værdi, uanset om man vælger at trække sig ud af aftalen eller ej.

Den eneste, men ikke helt uvæsentlige, forskel er, at maskinerne skal leveres retur til leasinggiver, når aftalen ophører. Der kan dog være undtagelser, hvis leasingkontrakten indeholder en anvisningsret eller en anvisningspligt og dermed en mulighed for leasingtager til at overtage ejendomsretten.

Det kan som udgangspunkt ikke betale sig at opsige aftalen inden kontraktperiodens udløb.

Såfremt institutionen ønsker nyt udstyr ind under en eksisterende kontrakt, skal alle resterende ydelser på den gamle kontrakt refinansieres i den nye leasingkontrakt, og institutionen kommer således til at betale renters rente. Renterne skal dog normalt ikke indfries, hvis den nye aftale finansieres hos den samme leasinggiver. Institutionerne skal ligeledes være opmærksomme på, at selvom gammelt udstyr tages retur, sker der ingen nedskrivning af gæld på kontrakten for dette udstyr. Det vil sige, at institutionen betaler for både nyt udstyr og gammelt tilbageleveret udstyr.

Der er ingen nemme måder at komme ud af en dårlig leasing-aftale på. Den nemmeste og billigste måde at slippe ud af en dårlig aftale på er at lade den løbe ud. Undgå at få den refinansieret og derved forlænget i en ny aftale. Har man som institution brug for nye maskiner, og ønsker man at lease disse maskiner, er det langt den bedste løsning at etablere en ny leasingaftale og lade den gamle leasingaftale løbe parallelt med den nye. Vær dog opmærksom på, at maskinerne på den gamle aftale ikke må tages retur af leverandøren. Det gælder, uanset om man ønsker at gøre brug af de gamle maskiner eller ej – maskinerne skal opbevares på institutionens adresse, indtil aftalen udløber. Leasingselskabet har ejendomsretten over de leasede maskiner og skal derfor have maskinerne retur ved aftalens udløb. Institutionen har derfor et problem, hvis maskinerne under kontraktforløbet er afhentet af en leverandør i forbindelse med anskaffelse af nyt udstyr.

Står institutionen og har behov for udskiftning eller fornyelse af maskinparken, men af budgetmæssige årsager ikke har råderum til at etablere en ny leasingaftale parallelt med den eksisterende kontrakt, må det tilrådes, at institutionen søger professionel og uvildig rådgivning, så kontraktændringen sker så hensigtsmæssigt som muligt.

Ved udløbet af kontraktperioden er der to muligheder: Enten udløber leasingkontrakten af sig selv, eller også fortsætter leasingkontrakten automatisk over i en sekundær kontraktperiode, hvis ikke leasingtager skriftligt opsiger leasingkontrakten med virkning fra udgangen af den primære kontraktperiode.

Hvis aftalen fortsætter over i en sekundær periode, vil det typisk være for tre, seks eller 12 måneder ad gangen, og i den tid vil aftalen typisk være uopsigelig efter samme princip som ovenfor nævnte.

Som tidligere nævnt kan en leasingaftale indeholde en mulighed for, at leasingtager kan overtage ejendomsretten over de leasede aktiver, når aftalen udløber. En sådan mulighed vil ofte være i form af en anvisningspligt, der i princippet betyder, at leasingtager på anfordring fra leasinggiver skal anvise de leasede aktiver til tredjemand til en i leasingaftalen fastsat restværdi/scrapværdi. I praksis er leasingtager ved aftalens udløb forpligtet til at betale restværdien og i den forbindelse overtage ejendomsretten over aktiverne. Det er derfor vigtigt, at institutionen i forbindelse med indgåelsen af aftalen er opmærksom på, om der er fastsat en restværdi i aftalen, eftersom den i praksis er at betragte som en leasingydelse, såvel som alle de øvrige ydelser i aftalen. Dette gælder naturligvis også, selvom aftalen ikke får lov til at løbe aftaleperioden ud, f.eks. på grund af en kontraktændring. I den forbindelse skal restværdien indfries på linje med de øvrige leasingydelser.

I teorien skal restværdien afspejle markedsværdien af de leasede aktiver, når leasingaftalen udløber, og som udgangspunkt bør den ikke udgøre mere end 5 procent af anskaffelsesværdien.

Leasingydelsen beregnes normalt som en annuitet, nøjagtigt som et typisk banklån eller realkreditlån, og den kan baseres enten med fast eller variabel rente.

Nedenfor i tabel 1 og 2 ses to eksempler på leasingforløb, hvor anskaffelsesprisen på kopimaskinerne er 400.000 kroner, den årlige faste rente er 5,1 procent og leasingperioden fem år. Aftalerne starter i begge eksempler den 1. januar 2006 og er med kvartalsvis afregning.

Tabel 1 viser et forløb, hvor der ikke er indregnet en restværdi på det leasede aktiv.

Tabel 1

Første kolonne indeholder terminsdatoen, den anden kolonne viser den til enhver tid gældende restforpligtelse. I tredje kolonne vises den kvartårlige ydelse, der på grund af annuitetsberegningen og den faste rente er konstant. I de to sidste kolonner er afdrag og renter vist.

Tabel 2 viser et forløb, hvor der er indregnet en restværdi på det leasede aktiv på kroner 20.000,00.

Tabel 2

Effekten af en indlagt restværdi på 5 procent af anskaffelsesprisen, som forfalder til betaling ved udløb af aftalen, er en lidt lavere leasingydelse, mens de samlede renteomkostninger er ca. 5 procent højere.

I en forhandlingssituation i forbindelse med indgåelsen af en leasingaftale skal institutionen være opmærksom på, at hvis det oprindelige aftaleudkast har været uden restværdi, og der efterfølgende tilføjes en restværdi i aftalen, så skal ydelsen falde.

2.2.4. Leasingaftalen og dens parter

I kopi- og printbranchen er der tradition for, at der bliver indgået leasingaftaler direkte med leverandøren, og der bliver som udgangspunkt ikke berørt andre alternativer såsom at købe kontant eller selv at skaffe finansiering. Det kan være hensigtsmæssigt ikke at indgå leasingaftalen med leverandøren, da han i virkeligheden blot formidler finansieringen for et bagvedliggende finansieringsselskab, og fordi det er finansieringsselskabet institutionen juridisk set har en aftale med. Problemet for institutionen er, at finansieringsselskabet som oftest kun oplyser restgælden til leverandøren, hvorfor institutionen er
afhængig af leverandørens oplysninger. Leverandøren kan således følge med i, hvornår der er afdraget så meget på gælden, at der er plads inden for det oprindelige, bevilgede maksimum på leasingaftalen, til at der kan finansieres nyt udstyr, uden at ydelsen stiger – løbetiden vil til gengæld blive tilsvarende forlænget. Dette kaldes “Top up” eller at “vende” aftalen.

Institutionen bør altid få oplyst kontantprisen på udstyret og samtidig indhente tilbud på lignende udstyr fra en anden leverandør. Samtidig bør institutionen selv tage kontakt til finansieringsselskab/leasingselskab og indhente tilbud på finansieringen. Det burde give mulighed for at opnå bedre priser og en større gennemskuelighed for, hvad der betales for henholdsvis udstyr og finansiering. I forbindelse med indhentning af tilbud er det vigtigt at sikre sig sammenlignelige oplysninger, så den efterfølgende evalueringsproces bliver så effektiv som mulig.

Ved indhentning af leasingtilbud oplyses typisk en leasingsats. Satsen viser terminsydelsen i procent af anskaffelsessummen. Leasingsatsen kan godt anvendes til sammenligning af finansieringstilbud, hvis der bliver sammenlignet over ens løbetid og restværdi. Alternativt kan institutionen kræve at få oplyst basisrenten, som er et langt bedre sammenligningsgrundlag og er at sammenligne med renten på et almindeligt banklån. Den årlige omkostning i procent vil naturligvis være et endnu bedre grundlag, men den slags oplysninger er der ikke tradition for i leasingbranchen.

2.3. Lejekontakter

En lejeaftale er en finansiel leasingaftale, hvor lejeaftaler ofte indeholder en aftale om service. Der er normalt i serviceaftaler en klausul om en løbende indeksering af den betalte serviceydelse. Den ydelse, institutionen betaler på en lejeaftale, dækker således både finansieringsdelen og servicedelen, og det kan have følgende uheldige konsekvenser:

• At finansieringsydelsen på linje med serviceydelsen kan indeksreguleres.
• At institutionen kan forpligte sig på serviceydelsen i hele lejeaftalens løbetid på linje med finansieringsydelsen, nøjagtigt som i en finansiel leasingaftale.

Tabel 3

I ovenstående tabel 3 vises et forløb på den tidligere viste kontrakt med tilføjelse af en serviceaftale. Ønsker institutionen efter to år (1/1-2008) nye maskiner og er nødt til/ønsker at ændre deres gældende aftale, er der reelt to indfrielsespriser, alt efter om der handles med den eksisterende leverandør eller en ny leverandør. Hos den nuværende leverandør skal indfris kroner 270.000, mens et ønske om at skifte leverandør vil medføre en indfrielsespris på kroner 354.000, da den nuværende leverandør har kontraktmæssigt krav på at få betalt restforpligtelsen på servicedelen nemlig kroner 84.000. For at undgå denne problematik skal institutionen sikre sig, at man ikke uhensigtsmæssigt binder sig på servicedelen i lejeaftalen, for eksempel ved at sikre sig, at underskydende forbrug krediteres.

Grundlæggende må det tilrådes at holde finansieringsaftaler og serviceaftaler adskilt, men skal der tegnes en lejeaftale inklusive service, så husk især på de to ovenstående punkter.

2.4. All-in kontrakter

All-in kontrakter er leasingkontrakter, der er defineret ved, at der betales en pris per kopi/print, der dækker både finansiering og service. Der vil typisk i kontrakten være oplyst en pris per kopi samt en minimumsvolumen, som fastsætter det antal tryk, institutionen har forpligtet sig til at betale for i hver afregningsperiode, uanset om trykkene bliver brugt eller ej.

Den pris, der betales per kopi kaldes klik-prisen, og den fremkommer ved, at den årlige leasingydelse divideres med det årlige minimumsvolumen, hvortil der lægges serviceprisen per tryk.

All-in konceptet kan indeholde følgende uheldige konsekvenser:

• Fuld kopipris på overskydende tryk, det vil sige både finansiering og service. I en all-in aftale er udstyrets pris fuldt dækket, når minimumsvolumen er betalt, men ofte betales også finansiering på de tryk, der bliver forbrugt ud over minimumsvolumen. Det betyder reelt, at der betales ekstra for maskinen, og er forbruget det dobbelte af minimumsvolumen, betales det dobbelte for maskinen.

Efterhånden er der all-in-lignende aftaler, som indeholder teknologisikring. Selve teknologisikringen sælges som en forsikring, der garanterer, at kunden hele tiden har den nyeste teknologi til trods for, at aftalen måske løber over seks til syv år. Det betyder ikke, at institutionerne via teknologisikringen for eksempel en gang hvert andet eller tredje år kan få udskiftet maskinerne i aftalen uden ekstrabetaling. Den såkaldte teknologisikring fungerer på nøjagtig samme måde som ved ændringer i en finansiel leasingkontrakt på grund af nyanskaffelser. Typisk skal der i forbindelse med teknologisikringen skrives under på en ny aftale, der erstatter den oprindelige, og hele restgælden fra den oprindelige aftale refinansieres i den nye. I den nye aftale vil løbetiden normalt være forlænget i forhold til restløbetiden i den oprindelige aftale, da det ellers ikke ville være muligt at opretholde en periodevis uændret omkostning.

Finansielle leasingaftaler bør maksimalt løbe over fem år, således at der er sammenhæng mellem maskinernes levetid og aftalens løbetid. Derudover anbefales, at der indlægges en restværdi i aftalen på maksimalt 5 procent af udstyrets værdi, så der er mulighed for at overtage ejendomsretten ved aftalens udløb.

Operationelle leasingaftaler under nævnte koncept anbefales af Undervisningsministeriet og Nordania Leasing til ikke at blive tegnet med løbetider ud over tre år.

2.5. Serviceaftalen

Uanset om der er tale om en separat serviceaftale eller en serviceaftale, der er inkluderet i en leje- eller all-in aftale, er der blandt andet følgende vigtige punkter at være opmærksomme på:

• Den faktiske årlige volumen.
• Diverse gebyrer såsom fakturagebyrer eller miljøgebyrer.
• At underskydende tryk krediteres til en i aftalen angivet pris.
• Hvad aftalen dækker, såsom toner og hæfteklammer etcetera.
• At der er faste rammer for indeksreguleringen, for eksempel én gang årligt i henhold til Danmarks Statistiks nettoprisindeks.
• At serviceaftalens løbetid svarer til finansieringsaftalens løbetid.
• Er der store sæsonmæssige udsving i institutionens kopi- og printforbrug, er det vigtigt at have helårlig afregning. Dette gælder naturligvis primært, hvis der ikke krediteres for underskyd ende forbrug.

Denne side indgår i publikationen "Råd og vink om køb, leje og leasing af kopimaskiner og printere" som kapitel 2 af 6
© Undervisningsministeriet 2006