3. Identificering af kopi- og printbehov

Leverandørerne på markedet tilbyder blandt andet at hjælpe med at afdække institutionens behov. Leverandøren har naturligvis en interesse i at skabe et behov, hvilket i nogle tilfælde kan betyde, at institutionen ender med en løsning, som er lidt større og har lidt flere faciliteter, end der måske reelt er brug for. Det bør derfor være den enkelte institution, der finder frem til det reelle behov – enten ved selv at foretage en behovsvurdering eller ved at indhente rådgivning ved et uvildigt rådgivningsfirma.

Kopi- og printmarkedet er også præget af stor teknisk udvikling. En kopimaskine kan i dag udstyres, så den også fungerer som printer/scanner/fax. Disse løsninger bliver som regel benævnt multifunktionsmaskiner eller digitale kopimaskiner. Løsningerne kan leveres som både sort/hvid og farvemaskiner og med et stort udvalg af ekstra tilbehør. Institutionerne bør derfor overveje følgende:

• Hvor mange maskiner er der i dag? Der laves en liste over institutionens nuværende antal printere og kopimaskiner med oplysninger om disses funktioner og volumen.
• Er der noget af det eksisterende udstyr, der ikke behøver at blive udskiftet, men som sagtens kan holde minimum et år mere?
• Er der maskiner, der kan nedlægges og ikke behøver at blive erstattet? Ved køb af nye multifunktionsmaskiner er der måske nogle maskiner, der helt kan nedlægges og ikke behøver at blive erstattet.
• Er der maskiner, som på grund af den teknologiske udvikling bør erstattes?
• Er der nogle funktioner, som den nuværende maskinpark ikke kan, og som savnes i dagligdagen?
• Hvor stor er institutionens årlige kopi- og printvolumen i henholdsvis sort/hvid og farve?

Når ovennævnte spørgsmål er besvaret, kan institutionen herefter koncentrere sig om konfigurering af de ønskede maskiner.

3.1. Farve kontra sort/hvid

Markedet har udviklet sig således, at prisen for en sort/hvid multifunktionsmaskine og en farve multifunktionsmaskine er næsten identiske. Institutionen skal derfor rette fokus på maskinens driftsomkostninger, da et farvetryk er væsentligt dyrere (serviceaftalemæssigt) end et sort/hvid tryk. Erfaringer viser, at der ofte sker en mærkbar stigning af den enkelte institutions forbrug af farvetryk, så snart denne mulighed er til stede.

Den enkelte institution bør derfor nøje overveje, om de har behov for en farvemaskine eller ej. Følgende spørgsmål er dermed relevante:

• Bliver der produceret farvetryk på institutionen i dag?
• På hvilket udstyr produceres disse farvetryk? (kopimaskine, blæk- eller laserprinter)
• Hvor mange farvesider produceres der årligt på institutionen?
• Får institutionen lavet farvetryk på eksternt trykkeri?
• Hvis ja, hvor mange farvetryk laves der årligt på eksternt trykkeri og til hvilken økonomi?
• Såfremt institutionen investerede i en farvemaskine, hvor mange af disse eksterne tryk ville institutionen så fremstille selv?
• Hvor stor en dækflade er der på det farvemateriale, der enten bliver lavet på institutionen eller på eksternt trykkeri? Med dækflade menes eksempelvis, om der er mange billeder, grafer, diagrammer og lignende i farver per side, eller om det eksempelvis kun er en e-mail-adresse eller et logo, der er med farver.
• Er der behov for at kunne lave farvetryk i A3-format?

Som udgangspunkt er det en god tommelfingerregel, at en farvemaskine kan være økonomisk interessant, såfremt man har en rimelig høj dækflade på sine farvetryk, og hvis institutionen har en årlig produktion af farvetryk på cirka 5.000 tryk eller flere.

Institutionen bør derfor sikre sig, at den maskine, der investeres i, eventuelt kan håndtere farvestyring, så alle medarbejdere ikke har ubegrænset adgang til forbrug af farvetryk, såfremt dette ønskes.

Endvidere bør forbruget af farvetryk kontra forbruget af sort/ hvid tryk løbende kontrolleres. Dermed sikres, at forbruget ikke løber løbsk, samt at maskinen ikke begynder at registrere sort/hvid tryk som farve. Institutionen bør jævnligt lave en tællerkontrol, udskrive et sort/hvid dokument og tjekke, at dette dokument er blevet registreret som sort/hvid og ikke som farve. Husk, at det altid er institutionen, der bærer bevisbyrden.

3.2. Print

Institutionerne har i dag generelt mange printere og bør derfor undersøge, om der reelt er brug for den enkelte printer eller for yderligere printere. Løsningen kunne måske være, at print fremover sker via en multifunktionsmaskine. Hovedargumenterne for anskaffelse af personlige printere er som oftest følgende:

• Printeren er uundværlig, da den blandt andet bruges til fortroligt print.
• Multifunktionsmaskinen står for langt væk.
• Printeren er meget billig, og volumen er ikke særlig stor.

Multifunktionsmaskinerne kan sagtens håndtere fortroligt print, og mange er med elektroniske e-mail-bokse, så print kan opsamles og udskrives samlet. En blæk- eller laserprinter er meget billig at anskaffe, men er til gengæld ofte dyr i forbrugsstoffer. Inden en institution anskaffer sig en printer, bør følgende forhold derfor overvejes:

• Hvor stor en årlig volumen forventer institutionen, at printeren kommer til at producere?
• Forventer institutionen en printproduktion, som kan ske i både farver og sort/hvid?
• Hvor stor en dækflade forventer institutionen, at der gennemsnitligt vil være på de producerede dokumenter?
• Skal printeren fungere som netværksprinter, eller er der tale om en personlig printer?
• Skal printeren kunne køre dupleks? (Tryk på begge sider i én arbejdsgang.)
• Hvor mange papirindgange (skuffer) skal der som minimum være på printeren?

Den årlige volumen vil selvfølgelig være meget afgørende for det valg, institutionen skal træffe. Er der tale om en forholdsvis stor volumen (mere end 20.000 sort/hvid tryk og mere end
5.000 farvetryk) bør det overvejes, om ikke denne produktion kan ligge på en eksisterende multifunktionsmaskine, eller om der er andre printere, der kan nedtages, så det kan skabe volumen til en ny multifunktionsmaskine.

Er der produktion i både sort/hvid og farver, er det også afgørende, hvor stor produktionen er. Det er dyrt at lave farvetryk, og tendensen er, at der vil ske en stigning i en eventuel farvevolumen over tid.

Dækfladen er ligeledes meget afgørende, da printproducenter tjener deres penge på salg af forbrugsstoffer. I en almindelig printer skal der udskiftes maintenance kits, fuser, imagetrans, toner med videre. Institutionens pris for et print er derfor primært styret af disse forbrugsstoffer. Der er selvsagt stor forskel på, om institutionen har en dækflade på 5 eller 40 procent. Prisen for en side på en almindelig sort/hvid eller farveprinter er derfor meget styret af dækfladen på det enkelte dokument. Et sort/hvid print på en laserprinter har en sidepris, der svinger fra cirka otte øre ved lav dækflade til cirka 50 øre ved høj dækflade. Et farvedokument printet på en laserprinter har en sidepris, der svinger fra cirka 50 øre ved lav dækflade til cirka 3,50 kroner ved høj dækflade. Sideprisen per print er afhængig af indkøbspriserne på forbrugsstofferne.

Produktionsprisen på en typisk blækprinter vil være endnu større, og da investeringsprisen på en laserprinter har været markant faldende, kan det ikke anbefales, at en institution investerer i en blækprinter. Volumen på en blækprinter skal være meget lille, før det kan betale sig. Printeren bør kunne undværes.

På en multifunktionsmaskine kendes reparationsomkostninger, da hver enkelt side har en fast pris, som dækker service på maskinen, reservedele og forbrugsstoffer. På en printer er der som udgangspunkt ingen serviceaftale, og der vil komme ekstra omkostninger til eventuelle reparationer. Det vil ofte måske være billigere helt at udskifte printeren med en fabriksny. Flere leverandører på markedet er begyndt at tilbyde serviceaftaler på deres printere.

Forholdet om netværksprinter kontra personlig printer er en for institutionen individuel afvejning. Det eneste brugbare argument for en personlig printer er afstanden til netværksprinteren eller multifunktionsmaskine. Netværksprinteren kan være en fornuftig løsning. Netværksprinteren har den fordel, at der er flere brugere, som kan benytte printeren, og hastigheden er som regel god. En netværksprinter er dog som oftest heller ikke den rigtige løsning, såfremt institutionens situation ser ud som nedenstående:

• Der er en årlig minimumsvolumen på cirka 150.000 sort/ hvid tryk og/eller cirka 5.000 farvetryk. Tallene afhænger naturligvis af de enkelte leverandørers omkostninger til forbrugsstoffer.
• Der er generelt en dækflade på minimum 8 procent på institutionens dokumenter.
• Der er behov for, at printene kan efterbehandle.

En printer kan også udbygges. Den kan leveres med dupleks, flere skuffer eller magasiner og så videre. Institutionen bør derfor også gøre sig overvejelser om, hvorledes printeren skal konfigureres, da det selvfølgelig vil påvirke den endelige pris.

Såfremt institutionen alligevel ønsker at investere i en eller flere printere, bør man selvfølgelig indhente flere tilbud. Da langt den største omkostning til en printer er forbrugsstofferne, bør institutionen derfor også indhente tilbud fra leverandørerne på forbrugsstoffer.

3.3. Volumen og konfiguration

Udgangspunktet er, at institutionen skal finde frem til, hvor stor den årlige print- og kopivolumen er. Tallet fremkommer typisk ved aflæsning af tællere på institutionens nuværende maskiner. Såfremt institutionen ikke kan finde en tæller på en maskine, bør den eksisterende leverandør kontaktes for oplysning om, hvor man kan finde tælleren.

Institutionen bør være opmærksom på, at der typisk ikke er hverken fysiske eller elektroniske tællere på en blækprinter.

Herefter bør institutionen stille følgende spørgsmål til sig selv:

3.3.1. Hastighed

• Ønskes en større hastighed per minut end den nuværende løsning?
• Er en langsommere hastighed per minut end den nuværende løsning acceptabel?

Vær opmærksom på, at hastighed koster penge, jo større hastighed des større maskine, hvilket forventeligt betyder en større investering.

3.3.2. Dokumentfremfører

• Skal maskinen udstyres med en dokumentfremfører?
• Hvor mange ark skal dokumentfremføreren som minimum kunne håndtere?
• Skal dokumentfremføreren kunne håndtere duplekstryk?

En dokumentfremfører, også kaldet en feeder/arkføder, er den enhed, som sidder oven på maskinen, og som gør, at maskinen kan håndtere flere ark ad gangen. Den bruges ofte ved større kopi-, scanne- og fax-opgaver. En dokumentfremfører må som udgangspunkt anses for at være uundværlig, såfremt institutionen har behov for en maskine, der kan håndtere en årlig volumen på 10.000 tryk og derover.

3.3.3. Papirkapacitet

• Hvor mange kassetter har institutionen som minimum brug for?
• Er der behov for et eller flere papirmagasiner?
• Hvor mange ark skal enkeltarksindføringen som minimum kunne håndtere?
• Hvilken papirvægt skal maskinen kunne håndtere i henholdsvis skuffer, magasiner og enkeltarksindføringen?

Det er værd at bemærke, at en kassette som udgangspunkt er en skuffe med plads til 250 eller 500 ark A4 papir. Ønskes brevpapir i maskinen samtidig med almindelig kopipapir og eventuelt A3, er der brug for minimum tre papirindgange. Et magasin bliver ofte benyttet til almindelig kopipapir og er en skuffe, der rummer fra 1000 til 3500 ark papir. Papirvægten er et spørgsmål om, hvor tykt et papir institutionen ønsker at kunne trykke på. Den normale vægt er 80 gram, men ønskes for eksempel forsider i et kraftigt stykke papir eller karton, er institutionen nødt til at gøre leverandøren opmærksom på dette. Det er meget normalt, at enkeltarksindføringen kan håndtere op til 200 gram.

3.3.4. Efterbehandling

• Skal maskinen kunne sortere?
• Skal maskinen kunne sortere og lave hjørnehæftning?
• Skal maskinen kunne sortere og lave multipositionshæftning?
• Skal maskinen kunne sortere, lave multipositionshæftning, folde og false samt lave ægte ryghæftning?
• Skal maskinen kunne lave huller?

Disse spørgsmål drejer sig om efterbehandling. Som standard kan stort set alle maskiner udføre elektronisk sortering. Ønsker institutionen dette udbygget yderligere, øges prisen. Det er derfor vigtigt, at institutionen får analyseret det konkrete behov. Finisher med hjørnehæftning er en hæfteklamme i venstre hjørne. Denne efterbehandler har som regel ikke særlig stor kapacitet. Finisher med multipositionshæftning kan hæfte i forskellige positioner på papiret og kan som regel lave dobbelthæftning. Denne type finisher indeholder typisk den største kapacitet. En finisher med falsning og ryghæftning har ofte multipositionshæftning og kan samtidig false og lave ægte ryghæftning, for eksempel til at fremstille brochurer, skoleblade med videre.

3.3.5. På netværket

• Understøtter maskinen netværket?
• Skal maskinen også kunne fungere som netværksprinter?
• Hvilke programmer skal maskinen kunne skrive ud fra?
• Er der behov for, at maskinen skal kunne skrive ud i ægte postscript?
• Skal maskinen også kunne fungere som scanner?
• Skal maskinen også kunne fungere som fax?

Såfremt institutionen ønsker at investere i en multifunktionsmaskine, bør der tages stilling til ovennævnte spørgsmål. Et godt råd kan være, at institutionens it-ansvarlige udarbejder en beskrivelse af institutionens netværk, da det vil hjælpe tilbudsgiveren til at afgive tilbud på en løsning, der med sikkerhed vil kunne køre på institutionens netværk.

3.3.6. Betalingssystem

• Skal maskinen udstyres med et betalingssystem?
• Har man et betalingssystem, som skal overflyttes fra gammel løsning til ny maskine?
• Ønsker institutionen, at leverandøren afgiver tilbud på et betalingssystem?
• Hvis ja, beskriv, hvordan institutionen ønsker, at dette betalingssystem skal fungere?
• Skal maskinen være udstyret med et kodesystem?

Vær opmærksom på, at næsten alle maskiner i dag er udstyret med et kodesystem, som vil være dækkende, så længe der ikke er tale om betalende brugere.

3.4. Levering , installation og uddannelse

• Hvad koster eventuel levering?
• Hvad koster eventuel installation?
• Hvad koster eventuel uddannelse?

Det er altid vigtigt at få disse omkostninger med i sine beregninger, da det er omkostninger, der kan svinge en del fra leverandør til leverandør.

3.5. Serviceaftale

• Få tilbud på serviceaftale inklusive forbrugsstoffer ved fire timers responstid.
• Få tilbud på serviceaftale inklusive forbrugsstoffer ved otte timers responstid.
• Få oplyst, om print, scanning og netværkskort er dækket af standardserviceaftalen, eller om der skal tegnes særskilt serviceaftale til dækning af dette tilbehør.
• Få oplyst, om hæfteklammer er inklusive i serviceaftalen.
• Få oplyst, om der afregnes dobbeltklik for A3 farve- og sort/hvid tryk.

Institutionen bør gøre op med sig selv, om man har brug for fire eller otte timers responstid. Såfremt institutionen kun har én maskine, vil det typisk være en god idé at lave en aftale med fire timers responstid. Vær altid opmærksom på, om aftalen er inklusive toner, og at der ikke oprettes begrænsninger fra leverandørens side med hensyn til dette. Sørg altid for, at diverse printerboards med videre er dækket ind i serviceaftalen, da det kan være en særdeles bekostelig affære at udskifte.

3.6. Afslutning på behovsanalyse

Når ovennævnte spørgsmål er besvaret, har institutionen grundlæggende lavet sin egen behovsanalyse. Det vil dog være vigtigt at få nævnt over for leverandøren, hvad institutionens forventede årlige volumen vil være. Institutionen bør få leverandøren til at oplyse, hvilken størrelse maskine de anbefaler institutionen. Få altid leverandøren til at oplyse, hvilken årlig volumen maskinen er gearet til at kunne håndtere over minimum en femårig periode. Som udgangspunkt bør institutionen ikke købe en maskine, der kommer til at køre under 50 procent af den af leverandøren oplyste volumen. Ligeledes bør institutionen heller ikke købe en maskine, der kommer til at køre 90-100 procent af den oplyste volumen. Tilpas multifunktionsmaskinen til skolens faktiske behov.

Hvis denne form for behovsanalyse virker uoverskuelig eller for tidskrævende, kan institutionen benytte sig af uvildig rådgivning. Institutionen bør ikke springe denne analyse over, da den i det lange løb kan spare den enkelte institution for væsentlige beløb.

Denne side indgår i publikationen "Råd og vink om køb, leje og leasing af kopimaskiner og printere" som kapitel 3 af 6
© Undervisningsministeriet 2006