1. Introduktion til vejledningen

Denne vejledning indeholder en række praktiske og konkrete råd og vink om effektive indkøb på kopi- og printområdet. Vejledningens formål er at bidrage til at ruste institutionernes indkøbsansvarlige på kopi- og printområdet til fremadrettet at effektivisere indkøb på dette område yderligere, end det allerede er sket på mange institutioner.

Undervisningsministeriet er løbende gennem de seneste to til tre år af en række institutioner blevet underrettet om, at indkøb af kopi- og printløsninger fortsat volder mange institutioner store problemer, dels på grund af et uigennemskueligt marked og dels på grund af, at der desværre stadig er eksempler på institutioner, der får tilbudt nogle dyre og ufordelagtige kontrakter, som det kan være vanskeligt for institutionerne at gennemskue.

Undervisningsministeriet har derfor i et tæt samarbejde med repræsentanter fra institutionssiden og med bistand fra Indkøbsringen, der er et konsulentfirma, som yder uvildig rådgivning vedrørende kopi og print, udarbejdet denne vejledning, der blandt andet indeholder en gennemgang af området vedrørende køb og leje/leasing af kopi og print og giver nogle generelle råd om anskaffelse og finansiering af disse maskiner.

Derudover giver vejledningen et indblik i de forskellige typer af kontrakter og forpligtelser, der ofte er forbundet med sådanne anskaffelser, og den berører de faldgruber, der typisk er forbundet med de forskellige kontrakter. I gennemgangen af de kontraktmæssige problemstillinger lægges der størst vægt på finansieringskontrakterne, da det typisk er dem, der volder institutionerne de største problemer.

Endelig indeholder vejledningen en oversigt over, hvilke overvejelser institutionerne bør gøre sig inden anskaffelsen af kopimaskiner og/eller printere, blandt andet vedrørende farve kontra sort/hvid og multifunktionsmaskiner kontra printere.

Som et appendiks til vejledningen er udarbejdet en tjekliste til brug for institutionerne i forbindelse med fremtidige anskaffelser af kopi- og printløsninger. Det skal understreges, at tjeklisten ikke kan stå alene og ej heller i sig selv udgør et fuldstændigt grundlag i forbindelse med anskaffelser på kopi- og printområdet. Tjeklisten har alene til formål at give institutionerne et overblik over de centrale faser og elementer, som man bør være opmærksom på i forbindelse med anskaffelser af kopi- og printløsninger. Ministeriet anbefaler derfor, at institutionerne ikke anvender tjeklisten i forbindelse med konkrete anskaffelser på området uden først at have læst vejledningen grundigt igennem.

Er der spørgsmål til indholdet i vejledningen eller ønskes yderligere informationer, kan der rettes henvendelse til Indkøbsringen, Stenhusvej 7, 4300 Holbæk, tlf. 5948 0406 (www.ikr.dk) eller Knud C. Jensen, Controllerkontoret, Undervisningsministeriet, Frederiksholms Kanal 25D, 1220 København K, tlf. 3395 4867 (knud.c.jensen@uvm.dk).

God læselyst.

Denne side indgår i publikationen "Råd og vink om køb, leje og leasing af kopimaskiner og printere" som kapitel 1 af 6
© Undervisningsministeriet 2006