Undervisningsministeriets interne evaluering

Af Rita Smedegaard, projektleder og Jytte Fromberg, projektmedarbejder

Udbudsforretningen

Banebryderprojektet var af en sådan størrelse (13 mio. kr.), at det skulle udbydes efter EU-reglerne om offentlige tjenesteydelsesaftaler.

Der blev derfor afholdt et begrænset udbud med frist for interessetilkendegivelse den 3. februar 1997. Der kom interessetilkendegivelser fra 12 konsortier, hvor een kom for sent og derfor blev afvist.

Der blev udvalgt 5 af disse interessetilkendegivere, som skulle afgive tilbud på opgaven. Udvælgelsen af de 5 skete på baggrund af oplysninger om faglige kvalifikationer på medarbejdere, der skulle udføre opgaven, og på baggrund af dokumenteret sagkundskab ved referencer til tidligere gennemførte opgaver.

Ultimo marts blev der herefter sendt opfordring til de 5 udvalgte konsortier om at komme med tilbud inden 5. maj 1997 kl. 12.00. Sammen med opfordringen blev der udsendt instruks, udkast til kontrakt, projektbeskrivelse og tro- og loveerklæring, som skulle underskrives af tilbudsgiverne i forbindelse med tilbudsafgivelse.

Der var i instruksen fastlagt følgende kriterier, som skulle danne baggrund for udvælgelse blandt de 5 tilbudsgivere:

• Argumentation for udvikling af et undervisningsmiddel i forhold til projektbeskrivelsen.
• Beskrivelse af didaktiske redskaber.
• Beskrivelse af samarbejde mellem forskellige typer af producenter og forslag til opbygning af knowhow herom i branchen.
• Beskrivelse af organisation og metode, herunder afprøvning.
• Beskrivelse af de økonomiske og juridiske aspekter ved udvikling af undervisningsmidler.
• Arbejds- og tidsplan for den samlede proces.
• Plan for evaluering, opfølgning og formidling for det samlede projekt.
• Økonomiske forhold, herunder honorartilbuddet.

I forbindelse med udbudsforretningen var der en række spørgsmål fra såvel brancheforeninger som fra undervisningsmiddelproducenter om procedurer og regler for udbudsforretninger.

De spørgsmål, der blev stillet til den konkrete udbudsforretning, blev i udbudsfasen besvaret efter reglerne herom, idet de 5 tilbudsgivere i den periode kun kunne stille skriftlige spørgsmål, som blev besvaret til alle 5 tilbudsgivere i enslydende breve.

Efter at Undervisningsministeriet havde modtaget de 5 konditionsmæssige tilbud, blev der valgt 2 tilbud ud som økonomisk mest fordelagtige på baggrund af de fastlagte kriterier. Det var tilbuddene fra: Mikro Værkstedet, Geografforlaget, Dansk foreningens Forlag i eet konsortie (SkoleMedi@) samt fra Alinea, DR TV-Åben og Orfeus i et andet konsortie.

Umiddelbart herefter kunne Undervisningsministeriet underskrive kontrakterne med de to konsortier.

Konklusioner

Undervejs i forløbet blev der stillet spørgsmål til selve udbudsbegrebet og regelsættet herom. Der var på det tidspunkt forholdsvis lidt erfaring med udbudsforretninger i undervisningsmiddelbranchen. Man var ikke vant til at få opgaver på den måde. Ukendskabet til reglerne var en ulempe både for branchen, og også for Undervisningsministeriet.

Det er under en udbudsforretning meget begrænset, hvor megen kontakt udbyder og tilbudsgivere overhovedet må have med hinanden. Reglen er der ikke kun af hensyn til ligestilling af tilbudsgivere, men også af hensyn til de potentielle tilbudsgivere, som enten allerede har, eller som ikke har givet interesse til kende pga. konditionerne, som de er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen.

Der har undervejs været en vis opfølgning på de problemstillinger, som blev aktuelle i forbindelse med udbudsforretningen i form af kortere kurser om EU-reglerne for undervisningsmiddelbranchen, og der bør formentlig ske en yderligere opfølgning, så brancherne kan være klædt på til at deltage i sådanne udbud fremover.

I forbindelse med udbuddet af Banebryderprojektet kom der alene interessetilkendegivelser fra danske firmer og konsortier. Ingen udenlandske konsortier ønskede tilsyneladende at komme i betragtning til opgaven. Det er beklageligt, når der sættes så stort et apparat i værk, men indholdet i den udbudte opgave krævede et vist kendskab til dansk undervisningstradition og dansk sprog. Det var således et krav til tilbudsmaterialet, at der blev benyttet dansk.

Kontrakten

Sammen med opfordringen til at komme med tilbud var der udsendt udkast til kontrakt, som en del af udbudsforretningen.

Kontrakterne blev underskrevet af begge konsortier, men efterfølgende blev det nødvendigt at foretage en præcisering af kontrakterne. Det blev nødvendigt at præcisere, at konsortiernes salg af de udviklede undervisningsmidler kunne ske på en sådan måde, at køberne selv skulle betale licenser, databasetilslutninger o.lign. Undervisningsministeriet havde i kontrakten stillet som betingelse, at der ikke skulle betales for rettigheder ud over det beløb, der blev betalt fra projektet.

Groundbreaker's Learning Mall.

Herudover har der ikke været problemer med de indgåede kontrakter.

Organisation og proces

Projektet er forankret i Undervisningsministeriet (Kontoret for undervisningsmidler og IT i uddannelserne). Men projektet afvikles i et tæt samarbejde mellem undervisningsmiddelproducenterne og Undervisningsministeriet. En styregruppen har det overordnede ansvar for gennemførelse af projektet, koordinering, information om og formidling af projektets resultater og erfaringer. Sammensætningen af styregruppen er sket ud fra ønsket om at inddrage den faglige kompetence, der er nødvendig og ønskelig i projektet. Projektlederen har i samarbejde med kontorets medarbejdere forberedt og ledet styregruppemøderne. Der har været afholdt kvartalsvise styregruppemøder, hvor de faste punkter på dagordenen har sikret, at der blev informeret om projektets forskellige dele. I forbindelse med F2000 blev styregruppen udvidet således, at Kommunernes Landsforening og Danmarks Lærerforening indtrådte i styregruppen. Styregruppemedlemmerne har på disse møder stillet spørgsmål til projektet samtidig med, at de har orienteret om tiltag inden for hvert deres fagområde.

Organisering af konsortierne er forskellig. I SkoleMedi@ er der en bestyrelse, en redaktion, en projektleder og UVM«s projektkoordinator samt et antal arbejdsgrupper og brugerinvolvering. I Groundbreaker består projektledelsen af en styringsgruppe med en (projekt)leder fra hvert af de deltagende firmaer, en projektleder for redaktionsgruppen, en sekretær og et antal arbejdsgrupper.

Med denne forskellige organisering af konsortiernes projektledelse har arbejdet som projektkoordinator også været forskelligt i forhold til hvilke arbejdsopgaver/kompetencer disse projektledelser har haft. Det har undertiden været vanskeligt for deltagerne i styregruppe, redaktionsgruppe og arbejdsgrupper at vurdere projektkoordinatorens rolle, men der blev undervejs i projektet udviklet tillid og forståelse af, at koordinatoren var koordinator og ikke "spion" eller "sladrehank". Det har et par gange været nødvendigt at præcisere, at projektkoordinatoren ikke bragte oplysninger, ideer eller andre markedsfølsomme data til det andet konsortie eller kolporterede interne diskussioner til projektledelsen i UVM ud over de for projektets gennemførelse nødvendige.

Denne tillid er meget personafhængig, og det er hensigtsmæssigt på forhånd at definere projektkoordinatorens rolle og arbejdsopgaver præcist, uden at det behøver at betyde, at der ikke kan ske en udvikling og justering af denne arbejdsopgave i stil med anden udvikling i løbet af et projekt. Det kan have sin værdi fra starten af projektet at fastslå/beskrive disse forhold.

Brug af fagkonsulenter og projektmedarbejder
(projektkoordinator)

Til projektet har været tilknyttet fagkonsulenter (dansk, natur/teknik, geografi og engelsk). Der har været stor forskel på, hvordan de to konsortier har anvendt/samarbejdet med fagkonsulenterne. En af forskellene er begrundet i den forskellige organisering og struktur. En anden i fagene og en tredje i forskellige arbejdsformer.

Sammenfattende kan siges, at det vil være hensigtsmæssigt på så tidligt et tidspunkt i forløbet som muligt at beskrive, hvad fagkonsulenterne kan bidrage med og hvordan - både set fra konsortiernes og UVM«s side. Det skal slås fast fra starten, at fagkonsulenternes grundlag er faghæfterne, folkeskoleloven og tilhørende bestemmelser samt fagsynet og dets løbende udvikling.

Kommunikation og opfølgning

Ved projektstart blev der etableret en hjemmeside til projektet. Hjemmesiden indeholder en kort beskrivelse af projektet sammen med links til hvert konsortiums hjemmeside om delprojekterne. Ministeriets hjemmeside er ikke ændret meget undervejs, mens konsortiernes har udviklet deres hjemmesider i takt med projekternes udvikling. Disse hjemmesider giver gode muligheder for at informere og orientere om projektet. I mange forskellige sammenhænge er der blevet henvist til disse hjemmesider, og der har været mange "kunder" på siderne. Hjemmesiderne er indgået i Fagenes Infoguide med kort beskrivelse af indhold og en faglig vurdering af indholdet. Denne måde at informere om projektet undervejs er velegnet, da der aktuelt vises hvor langt projektet er kommet og man kan følge projektets udvikling. Sideløbende har medarbejdere i UVM skrevet artikler til fagblade - mest til de pædagogisk faglige, mens branchen ikke har henvendt sig eller er blevet tilbudt artikler. Der har været informeret om projektet i alle de relevante sammenhænge fagkonsulenter, projektmedarbejder, projektleder m.fl. har deltaget i. Det har været en god måde at sprede initiativet og informationen om dette på. Branchen har i den forbindelse været vanskeligere at få i tale, men som en udløber af projektet er der etableret et samarbejdsforum for undervisningsmiddelbranchen og UVM. Samarbejdet foregår uafhængigt af projektet og vil fortsætte efter projektafslutning. Dette samarbejdsforum er et godt resultat af og sidegevinst ved projektet.

Forankringsmuligheder og fortsat udvikling

Med første del af Banebryderprojektet er der udviklet undervisningsmidler af meget forskellig karakter, indhold og struktur. Disse undervisningsmidler kan blive eksemplariske for andres udvikling af nye undervisningsmidler, der integrerer IT, samt indgå som eksempler, afprøvning og oplæg til en didaktisk debat om IT og undervisningsmidler.

Hvad er det man kan med IT, som man ikke kan med andre midler? Hvad er det udfordrende og innovative i disse undervisningsmidler, og hvilke pædagogisk/faglige fortrin og særlige gevinster er der ved at bruge IT? Forandres fagene, deres indhold og didaktik? Disse spørgsmål bliver delvist besvaret i de færdige produkter og evalueringen af dem. Men det er også karakteristisk for produkterne og resultaterne af Banebryder I, at de stiller flere og nye spørgsmål, samtidig med at de er inspirerende både mht. til indhold og arbejdsformer.

Produkterne bærer i høj grad præg af, at det er undervisningsmidler, der udnytter mediets fleksibilitet optimalt. Og produkterne har muligheden for en revision og videreudvikling i sig. Derfor vil det blive spændende at følge konsortiernes fortsatte arbejde med produkterne, en eventuel markedsføring og ikke mindst den økonomiske bæredygtighed i produkterne.

Nye projekter

Som det fremgår af projektbeskrivelsen var Banebryderprojektet tænkt i flere delprojekter, og Banebryder II projektet bliver således offentliggjort i august 99 med ansøgningsfrist så projektet kan starte 1. november 99.

Formålet med denne anden del af Banebryderprojektet er bl.a.:

• at fremme en kvalificeret efterspørgsel efter undervisningsmidler og undervisningskoncepter, der understøtter undervisningsdifferentiering gennem brug af informations- og kommunikationsteknologi,
• at fremme en fleksibel og individuelt tilrettelagt undervisning "skolen for alle", herunder elever, der behøver særlige udfordringer.

Resultaterne og produkterne fra Banebryder I vil således blive brugt i næste del af Banebryderprojektet. Konsortierne i Banebryder I vil få en ny afprøvning og evaluering af produkterne, fingerpeg om ønskelige ændringer og aktualitet i materialet samt forslag til videreudvikling. Branchen vil få nogle underbyggede og kvalificerede krav til nye undervisningsmidler der integrerer IT.

Forsiden | Forrige kapitel | Næste kapitel