Forløb - Kontoruddannelserne       Minimumskrav På kontorområdet skal fagprøven vise, om eleverne har nået de mål, der er for uddannelsens enkelte specialer. Samtidig skal fagprøven afspejle slutmålene med uddannelsen. Den skal vise, at eleven kan: formulere en idé fastsætte et mål planlægge og gennemføre en aktivitet inden for et afgrænset område evaluere egen indsats i forhold til de fastsatte mål. Endelig skal eleverne kunne leve op til de seks kompetenceområder, der er defineret i bekendtgørelserne: 1. Personlige kvalifikationer. 2. Økonomiske kvalifikationer. 3. Kommunikative og teknologiske kvalifikationer. 4. Handels- og servicemæssige kvalifikationer. 5. Internationale og kulturelle kvalifikationer. 6. Samfundsmæssige kvalifikationer. I forbindelse med indgåelse af uddannelsesaftalen udarbejdes i praktikvirksomheden en uddannelsesplan for eleven. Den skal beskrive de områder, som eleven skal oplæres indenfor, samt angive på hvilket niveau, eleven skal kunne håndtere den enkelte kompetence. Den skal som mindstekrav opfylde de mål, der fremgår af den enkelte uddannelsesbekendtgørelse og af det materiale, som de faglige udvalg har udsendt. Det faglige Udvalg for Kontoruddannelserne har fået fremstillet et materiale til brug ved udarbejdelsen af den individuelle uddannelsesplan. Den individuelle uddannelsesplan vil være en hjælp til at bevare overblikket over, hvilke mål eleven skal nå med sin uddannelse. Den kan være et vigtigt redskab, når eleven skal skrive sin problemformulering, når den uddannelses-/oplæringsansvarlige i virksomheden skal tage stilling til problemformuleringen, og senere igen når eksaminator og censor skal vurdere det færdige resultat. Det er vigtigt, at skolen sammen med det lokale uddannelsesudvalg udarbejder en bedømmelsesplan, som fastlægger retningslinier for lærernes vurdering af problemformuleringerne.   Generel kontor Idé - En analyse, beskrivelse, formulering og vurdering af virksomhedens formelle og uformelle organisation. Case: Udarbejdelse af personalehåndbog Virksomheden NXdorf har udviklet sig fra at være en lille handelsvirksomhed med kun seks ansatte til i dag at være en virksomhed med 35 ansatte. Virksomheden er oprindeligt startet som en lille virksomhed, der solgte kontorinventar, men har gennem de senere år udviklet sig til i dag at være en virksomhed, der varetager "totalindretning af konferencerum, showrooms, m.m." Endvidere har virksomheden specialiseret sig i totalindretninger af diverse nybyggerier, såsom kontorkomplekser og butikscentre. Virksomhedens ledelse har på grund af det store aktivitetsforøgelse måtte ansætte stadig flere medarbejdere med vidt forskellige kvalifikationer. Virksomhedens problem er nu, at denne ansættelse af nye medarbejdere er sket så hurtigt, at der i mange situationer ikke har været lejlighed til at introducere medarbejderne til virksomheden på en ordentlig måde. I mange tilfælde er den nyansatte kun blevet introduceret til det afgrænsede arbejdsområde, som han eller hun netop skulle til at varetage. Problem: Nyansatte medarbejdere gennem det seneste år er ikke blevet introduceret ordentligt til virksomhedens idé, idégrundlag, mål, organisationsopbygning mv. Virksomhedens ledelse har derfor set det nødvendigt at revidere den gamle personalehåndbog, som nu efterhånden er ved at være nogle år gammel og ikke tidssvarende i forhold til den måde, som virksomheden arbejder på i dag. Mål: At udarbejde en ny personalehåndbog indeholdende de relevante data om virksomheden. Specielt skal der udarbejdes et afsnit, der introducerer nye medarbejdere. Handlingsplan: Problemformulering. Dataindsamling i virksomheden, samt yderligere informationssøgning. Analyse af virksomheden. Udarbejdelse af disposition for personalehåndbogen. Udarbejdelse af håndbog - specielt hensyn til problematikken for nyansatte. Økonomiske beregninger i forbindelse med håndbogens produktion. Afleveringsform: Produktet bliver en håndbog, som præsenteres for ledelsen (eksaminator og censor) på et møde (eksaminationen).   Administration Idé - Tilrettelæggelse af et skabelonsystem til en del af virksomhedens interne og/eller eksterne korrespondance. Problem: Der udsendes breve fra virksomheden, som er forskellige i layout og blanketter, som ikke er hensigtsmæssigt udfyldt. For at tilgodese en ensartethed i såvel den interne som den eksterne skriftlige kommunikation skal der udarbejdes et forslag til designmanual indeholdende minimum fem af virksomhedens blanketter - herunder brevblanket. Handlingsplan: Forslaget til et delvist nyt blanketsystem udarbejdes med udgangspunkt i en socioteknisk fasemodel. Forundersøgelse En blotlæggelse af symptomer og delproblemer. Overordnede ønsker med hensyn til layout og indhold. Analyse af teknisk system og organisation Beskrivelse af mulighederne i virksomhedens eksisterende tekstbehandlingssystem. Analyse af virksomhedens nuværende korrespondance. Analyse af medarbejdernes arbejdsrutiner og forudsætninger. Analyse af danske og internationale standards. Virksomhedens og medarbejdernes krav til de nye blanketter. Omverdenens krav til de nye blanketter. Krav til tekstbehandlingssystem og udskrivningsmuligheder. Økonomiske forudsætninger. Design På baggrund af analysen udarbejdes herefter nye skabeloner tilpasset det ønskede tekstbehandlingssystem. Beskrivelse af procedure for anvendelse af skabelonerne. Udarbejdelse af generelle retningslinier for korrespondancens indhold. Implementering Afprøvning og anvendelse af skabeloner i en nærmere fastlagt prøveperiode. Træning af medarbejdere. Evaluering: Medarbejderforslag til ændringer. Virksomhedens (ledelsens) forslag til ændringer. Egne ændringer og fejlrettelser samt omverdenens vurdering af det nye blanketsystem. Afleveringsform: Skriftlig rapport indeholdende diverse ændringsforslag.   Administration med IT Idé - Kombination af flere ideer til fagprøveemner. Case: Installation og test af ny edb-applikation. Virksomheden "lille NXdorf", som kun har otte ansatte, har altid anvendt edb-programmerne WordPerfect, PlanPerfect, DataPerfect samt diverse hjælpeprogrammer i de enkelte afdelinger af virksomheden. Programmerne har fungeret udmærket og har fint kunnet dække de behov, som virksomheden har. Virksomhedens ledelse regner også med, at programmerne i fremtiden vil kunne dække virksomhedens behov i forbindelse med den administrative sagsbehandling. Der er således for så vidt intet i vejen med, at virksomheden fremover holder fast ved de kendte programmer og implementerer nyere versioner af programmer, efterhånden som disse kommer på markedet. Virksomhedens ledelse ønsker imidlertid at undersøge, hvilke muligheder Microsoft Office programmerne kan give, hvorfor virksomheden har anskaffet en enkeltbruger version af disse programmer. Problem: Virksomheden har anskaffet programmerne, som i første omgang er indkøbt som en enkeltbruger version. Programpakken er købt hos en lokal edb-detailhandler uden nogen medfølgende serviceordning. Programpakken er nu modtaget i virksomheden, og problemet er nu at få afprøvet programmets mange muligheder. Mål: At afprøve programpakken på en enkelt edb-maskine samt konstruere et sæt startdata, som kan præsenteres for ledelsen på et kommende møde, hvor der skal tages stilling til en eventuel anskaffelse af programmerne til hele virksomheden. Handlingsplan: Udarbejdelse af disposition for opgavens løsning. Installation af programpakken på en enkelt maskine. Test af programmet ved hjælp af demoversion. Konstruktion af startdata med virksomhedens egne data. Udarbejdelse af instruktionsmaterialer. Præsentation af programmets faciliteter. Kalkulation af omkostninger ved anskaffelser til hele virksomheden kontra opgradering af de eksisterende programpakker. Afleveringsform: Skriftlig rapport udarbejdet som et instruktionsmateriale, der kort viser programmets faciliteter - særligt hensyn til de arbejdsopgaver i virksomheden som vægtes højest - set fra medarbejder side. Disketter med startdata, som kan anvendes til præsentation af programmernes faciliteter. Den skriftlige rapport præsenteres under eksaminationen, som finder sted som en mundtlig praktisk prøve, hvor eleven demonstrerer programmets faciliteter for eksaminator og censor.   Advokatsekretær Idé - Beskrivelse af en generel sagsgang med forslag til ændrede rutiner. Problem: I forbindelse med berigtigelsen af en hushandel har vi modtaget en klage fra en klient over den lange sagsbehandling. Mål: At sikre en hurtigere sagsbehandling. Handlingsplan: På baggrund af en klage ønsker jeg nu at udarbejde en skriftlig rapport, der tager sit udgangspunkt i kontorets nuværende papirgang og de retsligt fastsatte rutiner for driften af et advokatkontor. Rapporten vil gennemgå kontorets rutiner i henseende til: generel korrespondance forsendelse skødeskrivning tinglysning af skøder tinglysning af pantebreve udfærdigelse af refusionsopgørelse deponering af udbetaling afregning med klient. Efter gennemgangen af kontorets rutiner vil jeg udarbejde et forslag til nye og hurtigere rutiner til brug ved berigtigelser af ejendomshandler. De nye rutiner kan efter aftale med advokaten implementeres i umiddelbar forlængelse af rapportens færdiggørelse. En måned efter de nye rutiner er taget i brug, vil jeg evaluere forløbene med henblik på justeringer eller nye ændringer. Afleveringsform: Skriftlig rapport med relevante bilag.   Lægesekretær (offentlig administration) Idé - Beskrivelse og vurdering af konkret patient-/klientforløb med inddragelse af alle berørte emner/parter. Problem: Peter Hansen har netop gennemgået en by-pass-operation, og han er efter genoptræning i stand til at genoptage sit arbejde. Hele sygdomsforløbet har efter Peter Hansens mening været utilfredsstillende, da han blandt andet har ventet længe, inden han kunne blive opereret, og han føler sig misinformeret, hvilket har resulteret i en klage til Patientklagenævnet. Mål: Med udgangspunkt i Peter Hansens journal vil jeg beskrive og vurdere forløbet samt redegøre for den tilhørende anatomi/fysiologi/patologi. Handlingsplan: Gennemgang af Peter Hansens journal med hensyn til anatomien, fysiologien og patologien. Undersøgelse af landets ventelisteproblematik i forbindelse med by-pass-operationer. Indhentning og gennemgang af informationsmaterialet til by-pass-operationer. Undersøgelse af patientens klagemuligheder. Gennemgang/vurdering af Peter Hansens journal med hensyn til journalopstilling, skrivemåder og diagnoselatin. Afleveringsform: Udarbejdelse af rapport indeholdende afsnit om: en beskrivelse af hjertets anatomi, hjertets funktion og patologien ved behov for by-pass-operation en beskrivende gennemgang af hele indlæggelsesforløbet en beskrivelse af ventelistesituationen med hensyn til by-pass-operationer i Danmark samt regler for frit sygehusvalg en beskrivelse af konkret informationsmateriale udleveret til Peter Hansen med en kritisk subjektiv vurdering af, om Peter Hansen er misinformeret om indgrebet eller ej et afsnit omhandlende patienters rettigheder/muligheder for at klage over noget i forbindelse med en hospitalskontakt udarbejdelse af en omskrevet journal med et bud på, hvordan journalen burde være skrevet med hensyn til opstillingsregler, skrivemåder og diagnoselatin. Fagprøveperioden er i alt to uger.   Offentlig administration Idé - Analyse af nuværende kundebetjening med henblik på bedre kundevejledning/-betjening. Problem: På betalingskontoret i vores kommune er der ekspedition ved en skranke, således at alle tilstedeværende i lokalet såvel administrationens personale som andre ventende borgere kan følge med i, hvad der foregår. Undertiden behandles sager, hvor oplysninger af fortrolig karakter skal drøftes med borgeren. Jeg vil arbejde på mulighederne for at give borgerne en mere diskret sagsbehandling på betalingskontoret. Mål: Målet er at gennemføre et møde, hvor jeg vil: gennemgå reglerne i forvaltningsloven om tavshedspligt argumentere for og motivere mine kolleger til at arbejde i aflukkede afsnit med borgerne aftale med kollegerne, hvordan arbejdspladserne fordeles fremover. Endvidere vil jeg foranledige, at der sker en fysisk omstrukturering af ekspeditionslokalet, således at borgerne kan ekspederes på en måde, som tilgodeser et større diskretionshensyn. Handlingsplan: Jeg har planlagt ændringerne på følgende måde: Jeg vil indlede med at beskrive den nuværende organisation i vores kommune samt arbejdsrutinen på betalingskontoret. Dernæst vil jeg beskrive de regler, der gælder for god sagsbehandling, navnlig disse, som omhandler tavshedspligt. Det vil jeg gøre ved at referere til reglerne i forvaltningsloven samt til Folketingets Ombudsmands praksis. Herefter vil jeg beskrive og analysere teori om mundtlig kommunikation, som kan anvendes i forbindelse med kontakten med borgere, som skylder det offentlige penge. Med henblik på at motivere de ansatte på betalingskontoret til ændringen vil jeg beskrive og analyse teori, som kan anvendes hertil. I en handlingsplan vil jeg omsætte den erhvervede viden og resultaterne af mine analyser til praksis. Handlingsplanen vil angive den praktiske gennemførelse af målene, herunder en tidsplan for rækkefølgen af de aktiviteter, som skal foregå. Endvidere udarbejdes overheads til brug ved mødet med kollegerne. Gennemførelse: Det er aftalt med den daglige ledelse, at ændringen gennemføres i uge x, således at jeg kan medtage de første erfaringer med ændringen i min opgave, som skal afleveres i uge x+3. Procesevaluering: Projektet afsluttes med en evaluering af min egen indsats i forhold til målet om at tilgodese et større diskretionshensyn i forhold til borgere, som benytter betalingskontoret. Afleveringsform: Som det fremgår, vil jeg udarbejde en skriftlig rapport, som bl.a. indeholder det teoretiske fundament for mit forslag om ændring af praksis på betalingskontoret. Rapporten ledsages af en faktisk gennemførelse af ændringen. Gennemførelsen sker efter godkendelse af ledelsen. Fagprøveperioden er i alt to uger.     Regnskab og revision Idé - Gennemgang af årsregnskab med udarbejdelse af analyser af såvel drift som balancer og likviditet.   Case: Regnskabsåret 1997 og budget for regnskabsåret 1999 Virksomheden: DAN DR. Virksomhedens nettoresultat for regnskabsåret 1997 har været beskedent og ikke tilfredsstillende i forhold til de foregående år. Virksomheden har gennem de seneste to år haft en væsentlig aktivitetsfremgang, hvilket har betydet en noget større omsætningsstigning end de foregående år, men som samtidig har medført en del nyansættelser, ligesom det har været nødvendigt at indgå yderligere lejemål dels til lagerlokaler dels til administrationspersonale. I regnskabsåret 1997 startede virksomheden eksport til Nordtyskland, hvilket tillige har betydet en forøgelse af de administrative opgaver. Virksomhedens ledelse har præsenteret virksomhedens budget for 1999 for bestyrelsen, som ikke har godkendt budgettet. Ledelsen er derfor blevet bedt om at udarbejde et revideret budget for regnskabsåret 1999. Ledelsen står hermed med et problem, som kort kan skitseres i nedenstående problemstilling: Problem: På trods af en stigende aktivitet, specielt i sidste regnskabsår, har virksomheden ikke formået at præsentere et tilfredsstillende nettoresultat for regnskabsåret 1997. Ligeledes er budgettet for regnskabsåret 1999 ikke blevet godkendt på bestyrelsesmødet. Mål: At udarbejde et nyt budget for 1999, som kan godkendes. Handlingsplan: På baggrund af de seneste tre årsregnskaber foretages en regnskabsanalyse. Der foretages budgetkontrol for de tre seneste år, hvor årets faktiske tal sammenlignes med årets budgetterede tal. Ændringer beregnes og kommenteres. Der foretages en nærmere analyse af de regnskabsmæssige konsekvenser af udvidelsen af aktivitetsområdet eksport til Nordtyskland, herunder bl.a. med hensyn til omsætningens størrelse og de omkostningsforøgelser, der direkte og indirekte kan relateres til aktivitetsudvidelsen. Udarbejdelse af revideret budgetforslag for regnskabsåret 1999. Afleveringsform: Skriftlig rapport. Mundtlig præsentation og argumentation for bestyrelsen på det kommende bestyrelsesmøde (eksaminationen).     Rejseliv Idé - Tilrettelæggelse og gennemførelse af en markedsanalyse og udvikling og markedsføring af et nyt produkt. Problem: Om to måneder skal mit rejsebureau deltage i en rejsemesse. På grund af udviklingen i rejsebranchen føler min ledelse et behov for at præsentere nye og attraktive produkter. Samtidig skal det overvejes, om der skal satses på nye kundegrupper. Handlingsplan: På baggrund af en analyse af kundestrømme udarbejdes forslag til nye kundetyper, som bureauet skal satse på i fremtiden. Der udarbejdes forslag til to - tre nye produkter (servicetilbud) for de enkelte kundetyper, hvoraf et færdigbearbejdes. I forslagene indarbejdes følgende: Sammenhængen mellem den valgte kundetype rejseformen den valgte destination de udvalgte kerne- og periferiydelser sæson for produkterne. Endvidere udarbejdes et kreativt forslag til markedsføring af de nye produkter på rejsemessen. Afleveringsform: Skriftlig rapport med relevante bilag herunder præsentation af: mit bureau hvilke produkter der tilbydes hvilken kundetype vi henvender os til en beskrivelse af service-leverance-systemet.     Spedition og shipping Idé - Planlægning af transport af farligt gods/unormale dimensioner. Problemformulering: En større virksomhed ved Harboøre skal have transporteret 50 tønder plantegift på hver 250 kg til Parma, Italien. Varen skal senest være leveret den 15/05. Virksomheden ønsker, at vi skal planlægge og gennemføre ovennævnte transport på billigste og sikreste måde. Handlingsplan: Undersøgelse af gældende regler både nationalt og internationalt for transport af plantegift. Vurdering af forskellige transportformer med hensyn til pris, transporttid og sikkerhed. Udvælgelse af gunstigste transportform. Undersøgelse af forsikringsmuligheder. Udregning af pris over for kunden. Indgåelse af kontrakt med kunden omkring transporten. Aftale med transportør. Udfyldning af de nødvendige papirer for transporten. Afleveringsform: Der udarbejdes en rapport, der indeholder: en beskrivelse af de lovmæssige krav til transport af plantegift en begrundelse for valg af transportform en transportrute priskalkulation en oversigt over hvilke papirer/formularer, der skal benyttes (vedlægges som bilag) evaluering/vurdering af forløb, resultat og egen indsats. Forsiden | Forrige Kapitel | Næste kapitel