Markedsnærhed       I selve begrebet markedsnærhed ligger der tre antagelser. At skolen opererer i et marked, at skolens eksistensberettigelse følger af evnen til at tilfredsstille markedets behov, og endelig at skolen derfor må have en ekstraordinær kontakt med markedet.1) Hele processen vedrørende sikringen af markedsnærhed kan deles op i fire delprocesser: Indsamling af eksterne informationer Analyse af informationerne Spredning af informationerne internt Handlinger på baggrund af information.   Indsamling af eksterne informationer Skolerne modtager store mængder information hver dag, men med indsamling her menes, hvilke redskaber kan skolen bruge til aktivt at søge relevante informationer. Der findes mange formelle fora, som skolen kan benytte. Det være sig bestyrelse, lokale uddannelsesudvalg, samarbejdsudvalg osv. Det nye ligger ikke i etableringen af sådanne fora, men i den måde man bruger dem på. Disse interne, formelle fora har en tendens til at blive brugt til at orientere om strategiske og taktiske overvejelser på skolen. Deltagernes bidrag er tit begrænset. I den lærende organisation kan sådanne fora ses som en enestående mulighed for at komme i dialog med interessenterne. Deltagerne kan involveres og deres bidrag påskønnes. Et konkret eksempel er afholdelse af bestyrelsesseminarer, hvor bestyrelsen får mulighed for at fordybe sig i skolens strategi. Seminaret kan organiseres således, at der både er input fra skolen og deltagerne. Det vil være naturligt, at der blev afholdt et bestyrelsesseminar, hvor konceptet om den lærende organisation blev introduceret, hvis det skal være skolens hovedstrategi i fremtiden. Der er også en række eksterne, formelle fora, som skolen deltager i, fx skoleudvalg, regionssamarbejde og kontaktgrupper. Her er det også vigtigt at lære sine samarbejdspartnere at kende, fordi det er her, at de overordnede muligheder og begrænsninger for ens egen organisation kan blive defineret. Og det er ikke mindst her, hvor skolen kan indgå nogle strategiske alliancer. Sådanne alliancer får større og større betydning i det meget konkurrenceprægede miljø, som erhvervsskolerne opererer i. Efter frigivelsen af uddannelsesudbudet i 1991 er der fx mange eksempler på uddannelser, der udbydes for mange steder. Skolerne har etableret disse i et forsøg på at leve op til deres lokalområdes behov - men der er ikke altid et tilstrækkelig grundlag til at sikre den nødvendige kvalitetsudvikling både med hensyn til det faglige miljø og investeringer. Strategiske alliancer kan være med til at styrke disse uddannelser. Et andet eksempel kan være alliancer, der muliggør, at mindre skoler kan deltage i større projekter. Fx kan internationaliseringskravet være en stor mundfuld for en lille skole, men ved at indgå i et partnerskab, hvor netop ens egen skole har nogle særlige faglige styrker, kan der etableres nogle nye muligheder. Der findes også uformelle fora, som en skoleleder med fordel kan være opmærksom på at udnytte. Der kan være tale om egentlige netværk fx mellem uddannelsesinstitutioner eller skoler og virksomheder, eller andre kontakter, der skabes gennem interessefællesskab. Igen er det evnen til at lære om og af sine omgivelser, der kommer i fokus. En skoleleder vil naturligvis også være meget opmærksom på såvel de skrevne som de elektroniske medier. En "klippeservice", hvor alle relevante udtalelser om skolens interessesfære bliver præsenteret, kan anbefales. De elektroniske medier spiller en stadig stigende rolle, og disse muligheder - specielt Internettet - bør selvfølgelig også udnyttes. Det kan også anbefales, at skolen bruger forskellige former for arrangementer til at indhente informationer. Et eksempel kan være at organisere et "Højlunds Forsamlingshus", hvor alle skolens interessenter inviteres til debat om nogle af de mere overordnede temaer af betydning for skolen. Et andet eksempel kan være at arrangere et elevseminar, hvor nye elever kan være med til at målrette skolens markedsføringsstrategi ved at fortælle, hvad de lægger mærke til, hvor osv. Der findes selvfølgelig mange flere måder at indhente informationer på, men budskabet her er, at skolelederen skal være aktivt opsøgende i alle sammenhænge og blandt alle kilder. Men en særlig pointe i den lærende organisation er, at det ikke længere kun er skolelederen, der har monopol på informationsflowet, og derfor må alle i organisationen oplæres i at opsøge og videregive informationer fx på et intranet. Kommunikations- og informationssystemet er nervesystemet i DLO, men det handler lige så meget om en anden forståelse af begreberne som rent tekniske forbedringer. Alle må nødvendigvis erkende, at de selv skal være ansvarlige i forhold til informationssøgning, og at der er behov for så frit et flow af informationer som muligt. Ledelsen må udvælge de kerneområder, hvor informationen er så vital for organisationen, at det bør have konsekvenser i form af ny viden og adfærdsændringer hos medarbejderne. I sådanne tilfælde er det nødvendigt at afsætte de fornødne ressourcer til dialog eller "multilog". Kun herigennem kan parterne nærme sig en fælles forståelse eller et fælles syn på en given sag. Andre former for information skal være tilgængelig i en nem og overskuelig form, når medarbejderen har brug for det. Her vil IKT-mulighederne fx intranettet kunne spille en stor rolle.   Analyse af informationerne Det at opsøge og modtage informationer forandrer intet. Først når informationerne er blevet til viden, kan organisationen handle på baggrund af dem. Det er derfor nødvendigt at kategorisere, prioritere og afveje informationerne. Analysefasen er også vigtig for at danne et fælles billede af verdenen i organisationen. Disse overordnede betragtninger kan gøres mere operationelle ved brug af en SWOT-analyse. SWOT står for Strengths - Weaknesses - Opportunities - Threats (styrker, svagheder, muligheder og trusler). For at sikre at hele spekteret af samspillet med omgivelserne kommer med deles disse overskrifter yderligere. Skolens eksterne situation Trusler  Muligheder  Konkurrenter     Teknologisk     Juridisk     Økonomisk     Social/kulturel     Politisk     Skolens interne situation Stærke sider   Svage sider Fysiske ressourcer     Økonomiske ressourcer     Produkter     Personale     Ledelse     Udvikling     Pædagogisk     Figur 4: Eksempel på SWOT-analyse   Ovenstående kan suppleres med mange andre typer af analyseværktøjer fx Boston-matrixen og PLC-diagrammer. Boston-matrixen giver et billede af skolens aktiviteter i forhold til faktorer som markedsbehov og investeringsbehov. Et PLC-diagram kan anskueliggøre aktiviteternes forventede levetid. Matrixen og diagrammet er ikke så vigtige i sig selv, det er dialogen, som fremprovokeres mellem interessenterne, der er værdifuld. Når den efterfølgende implementeringsproces iværksættes bør disse analyseværktøjer anvendes og afstemmes på forskellige niveauer i organisationen for at sikre, at alle informationer indgår, idet det er utopisk at forestille sig, at ledelsen alene sidder inde med al relevant viden.   Spredning af informationerne internt I en hierarkisk organisation vil informationsspredningen typisk være topstyret. Informationer formodes at tilgå skolelederen, som herefter udvælger de relevante personer, som skal behandle informationerne. Processen gentages nedefter i organisationen. Der er to problemer med denne antagelse: 1) Informationer tilgår og opsøges af alle i organisationen, og 2) der er ingen sikkerhed for, at de rigtige personer har informationen på det rigtige tidspunkt. Her kan etablering af et intranet være en stor hjælp. Intranet giver mulighed for at sende og modtage information uafhængig af tid og sted og uafhængig af, hvorvidt modtageren er tilstede eller ej. Det giver mulighed for, at modtageren kan opsøge informationer, når han har tid og behov. Et intranet giver mulighed for udsende kollektive meddelelser fx mødereferater på kort tid og for at opdatere langtidsholdbare, fælles informationer fx personalehåndbøger centralt. Man kan også anvende intranettet til en fælles opslagstavle med erfaringer, oplevelser, forsøgsresultater mv. og til de mange blanketter vedrørende fx rejsegodtgørelse, opgaveretning og timeudmeldninger. Man skal dog også gøre sig klart, at det ikke er alt, der egner sig til denne form for kommunikation. Det vil stadigvæk være sådan, at kommunikation af de vigtigste informationer foregår bedst ved dialog, hvor parterne har mulighed for at sikre forståelse af det, der bliver kommunikeret. Inden organisationen kan iværksætte et sådant initiativ, skal det dog sikres, at skolens informations- og kommunikationspolitik, herunder krav om at alle har ret og pligt til at opsøge og dele informationer, er kendt og accepteret af medarbejderne.   Handlinger på baggrund af information Information skal blive til viden, inden man kan handle på baggrund af den, men vidensdannelse i sig selv sikrer jo heller ikke, at der handles. Det er derfor vigtigt, at der indgås aftaler om, hvem der gør hvad hvornår som konsekvens af informationerne. Denne banale betragtning overses desværre ofte i en travl hverdag. Men det er ligeså banal en betragtning, at skolerne ofte er i besiddelse af store mængder informationer fx om elever og virksomheder, som ikke bliver udnyttet eller i hvert tilfælde kun sporadisk. Måske var det en idé at lave en liste over alle de informationer, som skolen indsamler, og derefter nedfælde hvilke handlinger, der forventes. Forsiden | Forrige kapitel | Næste kapitel