Hvad er strategi på en erhvervsskole?     En lang række af de beslutninger, som løbende træffes på den enkelte erhvervsskole, er af strategisk betydning for skolen. Med strategisk betydning menes der her beslutninger, som både på kort og især på lidt længere sigt påvirker erhvervsskolens muligheder og dagligdag. Dette gælder, uanset om man selv bruger strategibegrebet eller blot "træffer de nødvendige beslutninger i forbindelse med den daglige drift". Ansættelser, investeringer i informationsteknologi, efteruddannelse, opbygningen af studiemiljøer er blot eksempler på denne slags strategiske beslutninger, som alle på erhvervsskolerne er og fortsat vil blive berørt af. Udgangspunktet er hermed noget kendt, nemlig en række centrale beslutninger, som allerede træffes eller skal træffes på erhvervsskolerne. Men hvilken - eller hvilke - af de mange mulige løsninger skal vælges? Hvordan skaffes der et overblik over hvilke løsninger, der reelt er mulige? er blandt de centrale spørgsmål, som må besvares for yderligere at kvalificere svarene og dermed løsningerne. Dette kapitel indeholder en motivering af, hvorfor der skal arbejdes strategisk på erhvervsskolerne, hvorefter der vil blive introduceret en række centrale begreber i forbindelse med strategi. Udgangspunktet for den enkelte skoles videre strategiarbejde skal tages i den nuværende formulerede og implementerede strategi. Ofte er arbejdet startet for længe siden og af andre ledere eller bestyrelsesmedlemmer, hvorfor det er på sin plads med en kort motivering af strategiarbejdet.   1.1 Hvorfor skal der arbejdes strategisk på erhvervsskolerne? Behovet for at tænke og handle strategisk presser sig generelt på inden for den offentlige sektor. Dette er der mange årsager til. For det første er der på en lang række områder øgede forventninger til det offentlige serviceudbud, specielt i en situation, hvor en række institutioner er gået fra regelstyring til rammestyring og øget selvforvaltning. Kendsgerningen, at den enkelte offentlige institution har fået større fleksibilitet til at håndtere organisatoriske og ledelsesmæssige opgaver samt til at træffe selvstændige beslutninger, har helt naturligt forårsaget en ændring i forventningerne blandt brugerne. Erhvervsskolerne er på ingen måde sluppet for denne tendens i tiden, tværtimod har måske netop erhvervsskolerne mærket denne udvikling mod et krav om mere strategisk tænkning. Dette indebærer på ingen måde, at lederne på erhvervsskolerne ikke tidligere har tænkt strategisk - det har de i høj grad. Der har blot været tale om andre strategiske processer - politiske processer, som man af en eller anden grund ofte ikke har betragtet som strategisk ledelse, hvilket det naturligvis har været. Strategiarbejdet på erhvervsskolerne skal være handlingsorienteret, ligesom handlingerne skal tage udgangspunkt i en vurdering af både interne ressourcer og interne samt eksterne ønsker. Ved at fokusere på kvaliteten af de gennemførte handlinger, bliver det centralt at vurdere de faktorer, som påvirker de trufne beslutninger. Analyser og planer er ofte en væsentlig del af et sådan beslutningsgrundlag. Men planer og analyser er ikke tilstrækkeligt i erhvervsskolernes strategiske arbejde. Strategiske beslutninger træffes løbende, ligesom de strategiske processer er i gang både kontinuerligt og på mange niveauer på den enkelte skole. Omgivelserne ændrer sig ligeledes hastigt, tænk blot på udviklingen inden for IT, elevernes uddannelsesvalg og på ændringerne i Undervisningsministeriet. Traditionel strategisk planlægning er ikke mere tilstrækkelig. Strategisk ledelse, som både indeholder analyse og planlægningsarbejde sammen med beslutningstagen er derimod nødvendig. Strategi skal i langt højere grad end hidtil ses i sammenhæng med ledelse og handlinger, fremfor alene sammen med analyser og planer. Strategisk ledelse foregår hele tiden. Strategiarbejdet er tæt knyttet til skolernes kvalitetsarbejde, som der er stor fokus på i disse år. Et væsentligt aspekt ved skolernes kvalitetsarbejde er at få operationaliseret og udformet mål - så konkrete og målbare som muligt. Det skal kunne være muligt at vurdere, om man når målene. Derfor indgår målfastlæggelse, strategier og handlingsplaner samt evaluering som centrale dele i skolernes kvalitetsarbejde. Kvalitet skal signalisere mere end den traditionelle produktivitet (omkostningstænkning) og effektivitet (målopfyldelsestænkning) ved at supplere med en fokusering på indholdet og processen på erhvervsskolerne. Strategi og kvalitet bliver på denne måde bundet sammen gennem valget af, hvad skolen skal fokusere på, fx elevernes læring fremfor en minimering af omkostningerne ved driften af skolen. 1.2 Hvad er strategi? Et så populært område som strategi har indbygget en række begrebsmæssige problemstillinger, herunder en omfattende begrebsforvirring. For det første skal der vælges mellem de mange forskellige begrebsdannelser, der allerede er indarbejdet i forskellige miljøer. For det andet skal der skabes mulighed for, at personer med forskellige begrebsapparater inden for strategiområdet alligevel kan tale sammen. For det tredje skal sammenhængene mellem begreberne samt de hyppigste begreber præsenteres. Endelig skal der for det fjerde i det mindste opbygges en vis form for fælles forståelsesramme. På den ene side er dette - at starte med begrebsafklaringen - en lidt kedelig introduktion til et ikke-akademisk hæfte om strategi, men på den anden side er det en forudsætning for at kunne få glæde af de videre afsnit, at begreberne er afgrænsede og afklarede - i den udstrækning, det er muligt på en side eller to. Strategi og strategiske beslutninger forbindes traditionelt med følgende emner og spørgsmål: Ex.1: Omfanget af organisationens aktiviteter Koncentrerer erhvervsskolen sig om én type af aktiviteter? Har skolen en række forskellige aktiviteter? Hvad burde skolen koncentrere sig om? Ex. 2: Sammenhængen mellem skolens aktiviteter og de omgivelser, skolen arbejder i Er skolens aktiviteter tilpasset skolens omgivelser? Hvordan foregår denne tilpasning? Ex. 3: Sammenhængen mellem skolens aktiviteter og dens ressourcer Er skolens aktiviteter tilpasset skolens ressourcer? Hvordan sikres sammenhængen mellem ressourcer og aktiviteter? Strategi bliver på denne måde både retningen og omfanget af skolens aktiviteter på lang sigt, herunder hvordan skolen matcher sine ressourcer og mål med omgivelsernes forventninger, ønsker og krav. På denne måde bliver det strategiske kendetegnet ved at have afgørende konsekvenser for skolens ressourcer, for rammerne for både skolens daglige drift og skolens langsigtede udvikling, samt for de værdier og forventninger, som vil være tilstede/dannes både i og uden for skolen. Det findes ikke noget entydigt og fælles begrebsapparat inden for den omfattende litteratur og konsulentpraksis om strategi. En kendsgerning som, uafhængig af hvor enkel den er, ofte har store konsekvenser for skolernes strategiarbejde. Ved kombinationen af ikke at være enige om den valgte terminologi, samt ved ikke at have delt denne konstatering med de øvrige medarbejdere, opstår der en risiko for, at man taler forbi hinanden. Det er desuden en kendsgerning, at uanset om man anvender den terminologi, som her præsenteres eller en af de mange andre, arbejdes der i det daglige med mange af disse emner på den enkelte skole alligevel. På nogle skoler er skolens fortolkning af og holdning til de enkelte begreber nedskrevet, hos andre er dette mere individbundet og uformelt. Valget er meget person- og kulturafhængigt, ligesom der ikke er nogen garanti for, at den ene model er bedre end den anden. Den væsentligste kvalitetsindikator - for at følge Undervisningsministeriets Q-90 terminologi - er, om der er en klar holdning til de strategiske spørgsmål, herunder om disse også forankres i den verden og de mennesker, institutioner og virksomheder, som spørgsmålene berører. En sådan forankring vil i stor udstrækning stille krav om en nedskrivning af strategierne, herunder fastlæggelse af et fælles begrebsapparat. I nedenstående figur præsenteres et forholdsvist populært forslag til valg af terminologi. Til terminologien er der - for klarhedens skyld - både knyttet konkrete eksempler fra erhvervsskolernes verden, samt fra et ofte set privat problem. Den præsenterede terminologi viser desuden en tidsmæssig sammenhæng mellem begreberne, idet disse ofte beskrives som et flow med start ved idégrundlaget og slut ved resultatvurderingen. En mere hensigtsmæssig fortolkning af den tidsmæssige dimension er dog at betragte de mange begreber for aktiviteter, som kører parallelt, og som indbyrdes påvirker hinanden. Dette hindrer ikke, at opdelingen som vist i figuren er velegnet analytisk, når det drejer sig om at skaffe overblik over hele processen.   En terminologi til strategiarbejdet Terminologi: Definition: Erhvervsskoleeksempel: Privat eksempel: Idégrundlag De bærende værdier og relationer til interessenter Lokalt kompetencecenter og en god arbejdsplads med plads til udvikling Være sund og se godt ud Mål Generel målsætning på skolen Førende tekniske skole i regionen målt i kvalitet og volumen Tabe sig i vægt Strategi En overordnet plan for at nå målene Medarbejderudvikling Ny pædagogik Etablering af "open learning center" Diæt og motion Delmål En mere præcis målsætning Bedre undervisning Bedre økonomi Tidshorisont og delmål for byggeri At tabe 10 kg. inden 1. januar Handlinger Differentierede handlinger for at nå delmål og imple- mentering af strategier Medarbejderudvikling iværksættes X% samlæsning Licitation Ansvarsdelegering Ingen desserter eller alkohol Cykle på arbejde Svømning Måling Kontrol for mål- opfyldelse med hen- blik på mål, strategi og handlingsudvikling Interessentevalueringer Regnskaber På vægten og ægtefællen kontrollerer Resultat- vurdering Videreudvikling af mål og strategier Evalueringer og nøgletal granskes Granskning af målinger Hvad nu? Ofte er idégrundlaget desuden tæt knyttet til begreber som mission og vision. Begreber, som igen ofte blandes sammen, eller som har forskellig betydning, alt efter hvilken forfatter, man læser, eller hvilken foredragsholder, man lytter til. Et idégrundlag bør udtrykke formålet med institutionens eksistens og kan indeholde en fastlæggelse af både interessenter, værdier og behov samt aktiviteter og skolens særpræg. Målene skal vise, hvad skolen ønsker at opnå med sit virke generelt. Målene kan fx være relateret til: Mål Eksempel Økonomi 5% overskud på ordinær drift Pædagogik Blanding af cases, praktik og traditionel undervisning Udvikling Kvantitative og kvalitative mål for udvikling Kompetencer Som mål for interessenters og partneres vurdering af institutionen Image Som mål for interessenters og partneres vurdering af institutionen Elevoptag og frafald   I form af kvantitative mål Disse seks overordnede mål har bundklang i idégrundlag og mission og er værktøjet, som ledelsen kan anvende til at sætte grænser, prioritering og retning på den videre strategiske proces. Eksempelvis er det de enkelte afdelingers, uddannelsesretningers eller funktioners opgave at forholde sig til, at bestyrelse og ledelse er enige i, at der samlet skal være et overskud på X% af driften, eller at den tværfaglige opkvalificering af lærerkræfter skal prioriteres, så man når et vist niveau. Det er vigtigt, at der - på de enkelte organisatoriske niveauer - ikke er for mange målområder at forholde sig til, da arbejdet ellers bliver komplekst og uigennemsigtigt. Ligeledes skal man være klar til at acceptere, at nogle funktioner eller afdelinger ikke kan forholde sig til alle mål. For eksempel kan administrationen have svært ved at forholde sig til det pædagogiske målområde, og uddannelses- og erhvervsvejledningen kan have svært ved at forholde sig til et driftsoverskud på X%. I strategierne skitseres den overordnede aktivitetsudvikling og planerne, gennem hvilke, målene skal nås. På denne måde bliver strategierne et udtryk for den vej, organisationen skal bevæge sig på, fra den nuværende situation og til de ønskede mål. I målsætningerne og delmålene opstilles afdelingens, uddannelsesretningernes og funktionernes mål, der gerne skulle være en mere detaljeret beskrivelse af de overordnede mål, som er defineret i skolens strategiformulering. Handlingerne er de aktiviteter, som skal gennemføres, for at nå de enkelte mål. Handlingernes rammer sættes af den valgte strategi, idet denne overordnet markerer, hvilken vej skolen skal gå for at opfylde målene. Hvilke handlinger igangsættes, hvilken tidshorisont, hvem er involveret, hvad er de økonomiske grænser? er eksempler på de problemstillinger, der forbindes med handlingerne. Tæt knyttet til mål og delmål er registreringen og målingen af, om disse nu også er opnået. I forbindelse med erhvervsskolernes kvalitetsarbejde i 1997 har alle skolerne fået en række erfaringer mht. målinger. Brugen af indikatorer kombineret med konkrete målinger har været et af kvalitetsarbejdets resultater. Hvor kan vi se, om målene nås? Hvilke målinger skal foretages, af hvem og hvornår? er eksempler på målingsorienterede problemstillinger. Resultatvurderingen samler op på hele processen gennem en vurdering af, hvordan bl.a. målingerne skal tolkes, og en erkendelse af, hvor organisationen nu står. Denne viden kan bruges aktivt i den videre strategiproces, bl.a. gennem en revurdering af idégrundlaget, målene og strategierne. Ligeledes skal der her tages stilling til, hvorledes og hvem, der skal granske målingerne, og hvorledes der skal rapporteres? I de følgende kapitler vil alle de ovennævnte begreber og problemstillinger blive behandlet dybere. De fleste begrebsapparater inden for strategi vil omhandle de samme emner som det præsenterede, hvorfor diskussioner om og valget af begrebsapparat ikke bør udsætte strategiprocessen væsentligt.   1.3 Hvordan kommer skolen videre? Besvarelse på skolen af følgende spørgsmål kan fremme strategiarbejdets kvalitet: Hvorfor vil I arbejde strategisk? Hvad vil I forstå ved strategiarbejdet? Hvilken terminologi vil I bruge? Hvordan vil I sikre, at alle bruger den valgte terminologi?     Forsiden | Indledning | Næste kapitel