![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
![]() |
![]() Bestyrelsesarbejde i praksisDen midlertidige bestyrelse skal varetage institutionens interesser, som beskrevet i lovens formålsparagraf. Bestyrelsen må under ingen omstændigheder varetage egne eller nærtståendes økonomiske interesser I det omfang den samlede midlertidige bestyrelse ikke har tilstrækkelige kvalifikationer til at træffe en bestemt beslutning, må bestyrelsen gerne hente ekstern bistand udefra. Det er ikke muligt at supplere den midlertidige bestyrelse med yderligere medlemmer end de i loven anførte fem medlemmer. Kodeks for godt bestyrelsesarbejdeI forbindelse med den netop gennemførte analyse af uddannelsessystemets styringssystem har professor Steen Thomsen, Center for Corporate Governance på Copenhagen Business School (CBS), i samarbejde med Pluss Leadership A/S (Pluss) givet en række anbefalinger om godt bestyrelsesarbejde. Anbefalingerne er baseret på Pluss' kortlægning og analyse af udviklingspotentialet for bestyrelser på selvejende institutioner på det erhvervsrettede uddannelsesområde. Med anbefalingerne sættes godt og professionelt bestyrelsesarbejde på dagsordenen. De skal, med udgangspunkt i erfaringen fra erhvervslivet og fra de selvejende institutioner på Undervisningsministeriets område, bidrage til en videreudvikling af bestyrelsesarbejdet i de eksisterende og ikke mindst de kommende selvejende uddannelsesinstitutioner. Som et element i denne proces skal kodeks for godt bestyrelsesarbejde give institutionerne inspiration til det videre arbejde. Der er ikke én rigtig løsning – der er mange gode løsninger. En god løsning afspejler såvel institutionstype som uddannelsesudbud og regional placering. Ikke desto mindre må alle bestyrelser forholde sig til de almindelige bestyrelsesfunktioner som kontrol-, udviklings-, organisations-, overvågnings-, konsulent- og kontaktfunktioner. Godt bestyrelsesarbejde bør komme omkring disse funktioner. De opstillede anbefalinger er formuleret med udgangspunkt i de blivende bestyrelsers arbejde. For de midlertidige bestyrelser skal de opfattes som inspirationskilde til det forestående arbejde. Med dette udgangspunkt kan følgende forslag til kodeks for de midlertidige bestyrelser opstilles: Bestyrelsens strategiske ansvar
Bestyrelsens opgaver
Bestyrelsesarbejdet
Samspil med revisor
Åbenhed
Herudover anbefales det, at der etableres et åbent og tillidsfuldt arbejdsklima, hvor medlemmerne ikke holder sig tilbage med at stille spørgsmål og fra at bringe kontroversielle emner op. Det er op til bestyrelsesformanden som mødeleder at sikre, at denne målsætning føres ud i livet, så samtlige bestyrelsesmedlemmer regelmæssigt kommer til orde. I den sammenhæng må bestyrelsesformanden undgå, at beslutningsforslag på forhånd er ”handlet af” med skolens ledelse og andre bestyrelsesmedlemmer, så selve bestyrelsesbeslutningen blot er en formalitet. Bestyrelsesformanden bør dog også sikre sig, at diskussionen er præcis og ikke tager unødvendig lang tid. En af opgaverne i denne forbindelse er – om nødvendigt – at afkorte lange indlæg, så diskussionen hele tiden er relevant for hele bestyrelsen. Institutionens leder og bestyrelsesformanden har som mødeleder en særlig forpligtelse til at sikre, at den midlertidige bestyrelse får adgang til nødvendig og pålidelig information. Men det er også det enkelte bestyrelsesmedlems ansvar at sikre sig information, ikke mindst ved at efterlyse den på bestyrelsesmøderne. ForretningsordenDen midlertidige bestyrelse fastlægger i en forretningsorden nærmere bestemmelse om udførelsen af sit arbejde. Undervisningsministeriet har udarbejdet et forslag til forretningsorden for den midlertidige bestyrelse. FORRETNINGSORDEN DEN MIDLERTIDIGE BESTYRELSES OPGAVER Den midlertidige bestyrelse forbereder overgang til selveje for den kommende selvejende institution, herunder:
DEN MIDLERTIDIGE BESTYRELSES INFORMATIONSGRUNDLAG Det enkelte bestyrelsesmedlem har pligt til at sikre sig, at vedkommende besidder den information, der er nødvendig for at varetage bestyrelseshvervet. Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange at blive gjort bekendt med oplysninger vedrørende institutionens forhold, herunder ethvert dokument, som bestyrelsesmedlemmet skønner nødvendigt for at varetage bestyrelseshvervet. Anmodning herom rettes til bestyrelsens formand. Den midlertidige bestyrelse kan i det enkelte tilfælde ved simpelt flertal beslutte, at bestemte dokumenter eller oplysninger ikke skal gives til et bestyrelsesmedlem, såfremt en sådan videregivelse er i strid med institutionens interesse eller væsentlige hensyn til tredjemand. DEN MIDLERTIDIGE BESTYRELSES BESLUTNINGSDYGTIGHED Den midlertidige bestyrelse træffer beslutning ved afholdelse af møde. Såfremt afholdelse af bestyrelsesmøde ikke kan afventes uden væsentlig ulempe for institutionen, kan den midlertidige bestyrelse undtagelsesvis træffe beslutning ved afholdelse af telefonmøde eller på skriftligt grundlag. Den midlertidige bestyrelse er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer er til stede. Et bestyrelsesmedlem kan ikke give møde ved fuldmagt. Samtlige bestyrelsesmedlemmer skal så vidt muligt have haft adgang til at deltage i bestyrelsens beslutning. Beslutning træffes ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. DEN MIDLERTIDIGE BESTYRELSES MØDER Indkaldelse Den midlertidige bestyrelse afholder minimum [xxx] møder årligt. Herudover afholder den midlertidige bestyrelse møde, når formanden finder dette nødvendigt eller hensigtsmæssigt, eller når mindst to stemmeberettigede medlemmer af den midlertidige bestyrelse fremsætter krav om det. Den daglige leder af institutionen deltager i den midlertidige bestyrelses møder, medmindre den midlertidige bestyrelse i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse. Den midlertidige bestyrelses formand indkalder til bestyrelsesmøde. Indkaldelse skal ske skriftligt og normalt med mindst 8 dages varsel. Indkaldelsen skal indeholde angivelse af dagsorden for bestyrelsesmødet samt skriftligt materiale, som skal behandles på bestyrelsesmødet. Dagsorden Bestyrelsesmøder har følgende faste punkter på dagsordenen:
Dagsordenen for det sidste bestyrelsesmøde i 2006 suppleres med følgende punkt:
Herudover suppleres dagsordenen med andre punkter, som den midlertidige bestyrelses formand, øvrige bestyrelsesmedlemmer eller den daglige leder af institutionen ønsker behandlet. Referat Institutionens leder er referent og udarbejder referat af bestyrelsens møde. Tilsvarende gælder for beslutninger, der træffes ved afholdelse af telefonmøde eller på skriftligt grundlag. Referatet skal angive bestyrelsens beslutninger og grundlaget herfor, herunder væsentlige oplysninger, som ikke fremgår af det skriftlige materiale, hvortil der henvises i referatet. Et bestyrelsesmedlem, elevrepræsentanten og institutionens daglige leder, der ikke er enig i den midlertidige bestyrelses beslutning, har ret til at få sin mening tilført referatet. Udkast til referat sendes snarest muligt og normalt inden 8 dage efter mødet til den midlertidige bestyrelses medlemmer og den daglige leder af institutionen til godkendelse. Det godkendte referat skal underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer og den daglige leder af institutionen, uanset om de har deltaget i bestyrelsesmødet. DEN DAGLIGE LEDERS OPGAVER I FORHOLD TIL DEN MIDLERTIDIGE BESTYRELSE Institutionens leder skal:
TAVSHEDSPLIGT Bestyrelsesmedlemmer, den daglige leder af institutionen og andre, der deltager i bestyrelsens møder, er underlagt forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt. ÆNDRING AF FORRETNINGSORDNEN Beslutning om ændring af forretningsordnen træffes af bestyrelsen med simpelt stemmeflertal. Vedtaget på bestyrelsesmødet den ..... I den midlertidige bestyrelse: __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ Tiltrådt af institutionens daglige leder: ___________________ Interview
Som repræsentant for medarbejderne skal du nok blive hørt i bestyrelsen. Men ifølge Anne de Neergaard fra CVSU Fyn er det vigtigt at have den rette indstilling og sikre sig ordentlige arbejdsgange i forhold til bestyrelsesarbejdet Når der træffes beslutninger på en arbejdsplads, er det afgørende at have medarbejderne med. Derfor ser Anne de Neergaard sin rolle som medarbejderrepræsentant i bestyrelsen for CVSU Fyn som vigtig, og hun gør sig umage med at repræsentere samtlige holdninger blandt kollegerne. Hvis det er nødvendigt, sender hun mails ud til alle kolleger – cirka 100 – for at få deres input til et vigtigt punkt på bestyrelsesmødets dagsorden. Og Anne de Neergaard synes, hun har indflydelse i bestyrelsen. Hun understreger dog også, at der er en risiko for, at man som medarbejderrepræsentant kan blive opfattet som et nødvendigt onde. ”Der er da en fare for, at nogle synes, det er besværligt med medarbejdere i bestyrelsen. Men her kan man gøre meget selv – for eksempel er det vigtigt at gå til arbejdet med den indstilling, at det drejer sig om vi og ikke dem og os. Vi er en samlet bestyrelse, der arbejder på at udvikle institutionen. Og det gælder også for mig, selv om jeg repræsenterer både negative og positive røster i medarbejderskaren”, siger Anne de Neergaard og tilføjer, at det stadig gælder om at sige tingene ligeud: ”Selv om man er en del af et vi, skal man alligevel komme frem med de upopulære input, og der må endelig ikke fedtspilles. Medarbejderrepræsentanten er sikret i ansættelsen – ligesom en tillidsmand – så der er slet ikke nogen undskyldning for at fedtspille”. Et ben i hver lejr Anne de Neergaards opgave er også at holde kollegerne orienterede om arbejdet i bestyrelsen. Her kan hun en gang imellem føle, at hun har et ben i hver lejr. ”Det er klart, at jeg kan komme til at sidde i en dobbeltrolle i forhold til mine kolleger, hvis vi for eksempel har nogle sager i bestyrelsen, som endnu ikke er drøftet igennem, eller hvor papirerne er stemplet fortroligt. Der må jeg selvfølgelig overholde spillereglerne. Det kan være vanskeligt – både fordi jeg sidder med en insiderviden, hvis sagen drøftes kolleger imellem, og fordi jeg i bestyrelsen må udtale mig uden den sædvanlige rygdækning”. Hun understreger også, at det er vigtigt at sikre sig ordentlige arbejdsgange i bestyrelsesarbejdet. ”Vi har amtsborgmesteren som formand, og i resten af bestyrelsen sidder andre drevne folk, der er vant til det politiske spil. Derfor er det helt afgørende for medarbejderindflydelsen, at for eksempel alle papirer kommer ud i god tid før bestyrelsesmødet”. Lige netop alle papirerne kan man ifølge Anne de Neergaard bruge meget tid på. Der er en del, der skal holdes styr på i bestyrelsesarbejdet, men man kan være på forkant med situationen ved for eksempel at holde sig ajour med udmeldinger fra Undervisningsministeriet. ”Og jeg synes heldigvis, at indsatsen i bestyrelsesarbejdet modsvares af udbyttet. Det er da spændende at være med til at træffe de store beslutninger om vores institution. Både omkring det, der foregår nu, og det, der skal ske i fremtiden”. Anne de Neergaard er underviser på Sygeplejeskolen i Odense og den ene af to medarbejderrepræsentanter i bestyrelsen for CVSU Fyn, der i øvrigt består af Sygeplejeskolen i Svendborg, Radiografskolen i Odense samt Ergoterapeut- og Fysioterapeutskolen i Odense. Åbenhed om arbejdetDet er en aktuel politisk målsætning, at uddannelsesinstitutionerne skal dokumentere deres resultater og kvalitetsniveau over for omverdenen. I kodeks for godt bestyrelsesarbejde anbefales det, at bestyrelsen skaber åbenhed om bestyrelsesarbejdet. Formålet er at synliggøre bestyrelsens arbejde med vision, strategier, aktiviteter mv. over for eksterne samarbejdspartnere. Det kan dermed være med til at stimulere dialogen med samarbejdspartnere, aftagere og myndigheder. Åbenhed er væsentlig for at skabe tillid hos medarbejdere og i organisationen. Ved at være åben vil den midlertidige bestyrelse være mere synlig og tilgængelig. Det vil gøre det lettere at komme i kontakt med medarbejderne og skabe et godt fundament for at afstemme forventninger til den fremtidige udvikling. Offentligheds- og forvaltningsloveneDe midlertidige bestyrelser er som særlige statslige forvaltningsmyndigheder underlagt bestemmelserne i offentligheds- og forvaltningslovene. En række forhold, som kan have betydning for den midlertidige bestyrelses arbejde, vil her kort blive skitseret. Der henvises til ministeriets hjemmeside for uddybende beskrivelser af bestemmelsernes juridiske og fortolkningsmæssige indhold, ligesom ministeriet vil yde bistand, såfremt der opstår tvivlsspørgsmål. Aktindsigt De midlertidige bestyrelser er underlagt reglerne om aktindsigt. Det betyder, at enhver kan søge om aktindsigt i de dokumenter, der har indgået i bestyrelsens arbejde som led i sagsbehandling af en administrativ opgave. Undtaget fra aktindsigt er bl.a. interne arbejdsdokumenter. Interne arbejdsdokumenter omfatter dokumenter, der indeholder den midlertidige bestyrelses interne overvejelser med hensyn til en sags fortsatte behandling eller afgørelse. Mødeindkaldelser, dagsordener, mødebilag og referater er derfor som udgangspunkt interne arbejdsdokumenter, fordi de udarbejdes af bestyrelsen eller institutionens ledelse til bestyrelsens egen brug. Dette gælder, selv om dokumenterne sendes ”ud af huset” til bestyrelsesmedlemmerne, fordi bestyrelsens medlemmer ikke har deres daglige gang i institutionen. Der kan gives aktindsigt i interne arbejdsdokumenter efter princippet om meroffentlighed, medmindre andet følger af reglerne om tavshedspligt. Tavshedspligt Efter forvaltningslovens bestemmelser har en person, der virker inden for den offentlige forvaltning, tavshedspligt, når en oplysning er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. For institutioner, der er omfattet af forvaltningsloven, gælder der en væsentlig større åbenhed end for private institutioner og selskaber, som selv kan fastsætte grænserne for bestyrelsesmedlemmers tavshedspligt. Som udgangspunkt vil fx dagsordenen for næste bestyrelsesmøde ikke være tavshedsbelagt, ligesom det forhold, at bestyrelsesmødet afholdes for lukkede døre, heller ikke i sig selv indebærer, at enhver oplysning fra det pågældende møde af den grund er omfattet af tavshedspligt. Et bestyrelsesmedlem er således normalt ikke afskåret fra at redegøre for de synspunkter, som vedkommende selv er fremkommet med under mødet. Ligeledes anses oplysninger om, hvor mange bestyrelsesmedlemmer der har deltaget i behandlingen af en bestemt sag, samt oplysning om, hvilke bestyrelsesmedlemmer der har stemt for henholdsvis imod en bestemt beslutning, i almindelighed heller ikke for fortrolige. Bestyrelsesmedlemmerne har en forholdsvis vid adgang til at fremsætte meningstilkendegivelser som privatpersoner. Af hensyn til beskyttelse af den interne beslutningsproces er adgangen til at udtale sig, inden en sag er afgjort, snævrere end adgangen til at udtale sig, efter en beslutning er truffet. Inhabilitet Et andet spørgsmål, der opstår i forbindelse med bestyrelsesarbejde, er, i hvilken udstrækning bestyrelsesmedlemmerne, herunder de ansattes repræsentant i bestyrelsen, kan deltage i beslutninger, og hvornår de må vige på grund af inhabilitet. Det er bestyrelsen, der afgør, hvem der anses for at være inhabil i den konkrete situation. Af forvaltningsloven fremgår det, at den, der virker inden for den offentlige forvaltning, er inhabil i forhold til en bestemt sag, bl.a. hvis vedkommende selv har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald, eller der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed. Dette kan blive tilfældet for de ansattes repræsentant, der som ansat på institutionen kan have en direkte og personlig interesse i de sager, der bliver diskuteret. Som parallel til denne situation står der i bemærkningerne til aktieselskabsloven, at: ”De bestyrelsesmedlemmer, der vælges af arbejdstagerne, har således efter lovforslaget nøjagtig samme rettigheder og pligter som ethvert andet bestyrelsesmedlem. Således vil de fx være inhabile efter den almindelige regel i § 58, hvilket betyder, at de ikke må deltage i bestyrelsens behandling af spørgsmål om arbejdsretlige konflikter, forhandling eller afslutning af kollektive lønaftaler med organisationer for arbejdstagerne eller selskabets forhold til arbejdsgiverorganisationer.” For at illustrere reglerne om inhabilitet kan man forestille sig en situation, hvor en institution skal forhandle en samarbejdsaftale om administrative og tekniske støttefunktioner, hvor nogle af funktionerne overføres til en anden institution. I den situation kan de ansattes repræsentant i bestyrelsen deltage på lige fod med de andre bestyrelsesmedlemmer i den generelle drøftelse af samarbejdsaftalen. Dette gælder også, selv om aftalen indebærer, at der er nogle medarbejdere, der skal overflyttes til en anden institution. Men hvis de ansattes repræsentant i bestyrelsen selv skal eller risikerer at skulle overflyttes til en anden institution i forbindelse med samarbejdsaftalen, vil vedkommende i denne situation have en så personlig interesse i sagen, at vedkommende er inhabil i forbindelse med beslutningen. Interview
|
![]() |
![]() ![]() ![]() Til sidens top |