Arbejdet i skolebestyrelsen

Grundlaget for skolebestyrelsens arbejde

Gennem lovgivningen har Folketinget skabt de overordnede rammer for folkeskolen og dermed for skolebestyrelsens virksomhed. På det lokale plan skabes de overordnede rammer af kommunalbestyrelsen. Det sker gennem den skolepolitik, der føres, de ressourcer, der tildeles skoleområdet og fordelingen af kompetence til de enkelte skoler.

På forskellige områder adskiller skolebestyrelsens arbejde sig grundlæggende fra bestyrelsesarbejdet i fx en privat virksomhed. Forskellen bunder blandt andet i, at der er tale om en brugerbestyrelse, der fungerer i et politisk system.

En skolebestyrelse fungerer ikke i et tomrum. Skolebestyrelsens kompetenceområde fremgår dels af folkeskoleloven og dels af den lokale styrelsesvedtægt for kommunens skolevæsen.

Skolebestyrelsens arbejde foregår i et område, der på den ene side afgrænses af de rammer, kommunalbestyrelsen har fastlagt for skolens virksomhed, og på den anden side af den kendsgerning, at skolelederen træffer alle konkrete beslutninger i hverdagen.

Praksis på området er forskellig fra kommune til kommune. Men tendensen er, at man har lagt stadigt flere områder ud til skolerne og til skolebestyrelserne. Kommunalbestyrelsen kan give endog meget stor indflydelse til den enkelte skole og den enkelte skolebestyrelse. I princippet kan alle kommunalbestyrelsens beføjelser - undtagen arbejdsgiver- og bevillingskompetencen - gives videre til skolebestyrelsen.

Takket være en mangeårig tradition er der på næsten alle skoler vokset en kultur frem vedrørende skolebestyrelsesarbejdet.

Ifølge den kommunale styrelseslov skal kommunalbestyrelsen hvert andet år redegøre for indholdet og omfanget af de kommunale tjenesteydelser, borgerne tilbydes. Det sker i de såkaldte servicedeklarationer, som er en af de muligheder borgerne har for at følge med i de kommunale tilbud.

Modellen for skolebestyrelsens arbejde er en samarbejdsmodel. Grundlaget for det gode bestyrelsesarbejde er samtalen. At dette også er slået igennem i praksis, ses blandt andet ved, at mange skolebestyrelser kun sjældent anvender afstemninger, når der træffes beslutninger.

Hvilken indflydelse, der er givet til den enkelte skole, fremgår af den kommunale vedtægt for styrelsen af kommunens skolevæsen. Det må være en forudsætning, at skolebestyrelsen er bekendt med vedtægten og bilaget hertil.

I styrelsesvedtægten kan man blandt andet også se, om kommunalbestyrelsen har besluttet at give forældre- og elevrepræsentanterne fast vederlag eller diæter, og om kommunalbestyrelsen har besluttet at yde godtgørelse for udgifter til befordring, tabt arbejdsfortjeneste mv. efter de nærmere regler herom.

På de områder, hvor skolebestyrelsen ikke udtrykkeligt har fået tillagt kompetence, enten gennem lovgivningen eller den kommunale styrelsesvedtægt, ligger kompetencen hos kommunalbestyrelsen.

Ingen - heller ikke kommunalbestyrelsen - kan fratage skolebestyrelsen den indflydelse, den har ifølge folkeskoleloven. På samme måde, som kommunalbestyrelsen kan give skolebestyrelsen yderligere indflydelse, kan den trække den eller dele af den tilbage, hvis den ønsker det. På den anden side kan skolebestyrelsen ikke afvise de opgaver, den er tillagt i følge loven, ligesom den ikke kan overlade sine opgaver til enkeltpersoner, udvalg eller andre organer, fx et forældreråd i skolefritidsordningen.

Regler for skolebestyrelsens arbejde

Skolebestyrelsen kan kun udøve sine kompetencer på møder.

Skolebestyrelsesmøderne er ikke offentligt tilgængelige. De er lukkede, hvilket også betyder, at det enkelte medlem ikke må referere, hvad andre medlemmer har sagt. Det gælder også oplysninger, der ikke har fortrolig karakter. De enkelte medlemmer må derimod gerne sige, hvad de selv mener, med mindre der er tale om fortrolige oplysninger. Tavshedspligten gælder alle medlemmerne - også eleverne.

Skolebestyrelsens forretningsorden

Kommunalbestyrelsen fastsætter en vedtægt for styrelsen af kommunens skolevæsen på baggrund af udtalelser fra skolebestyrelserne. Det skal blandt andet fremgå af vedtægten, hvilke beslutninger kommunalbestyrelsen har truffet vedrørende skolebestyrelsernes forretningsorden. Det skal således fremgå, om skolebestyrelsen selv fastsætter sin forretningsorden, eller om kommunalbestyrelsen på forhånd har stillet særlige krav - fx om, hvor mange medlemmer, der skal være til stede, før skolebestyrelsen er beslutningsdygtig.

I de tilfælde, hvor skolebestyrelsens forretningsorden er besluttet i styrelsesvedtægten for kommunens skolevæsen, er der mulighed for at påvirke indholdet, når man udtaler sig i forbindelse med ændringer af den. Hvis skolebestyrelsen helt eller delvist selv fastsætter sin forretningsorden, er det naturligt, at den nytiltrådte skolebestyrelse tager den op til drøftelse og eventuel revision.

Skolebestyrelsens forretningsorden bør indeholde beskrivelser af:

• Regler for mødeindkaldelse, fx hvornår der skal holdes møde, med hvilket varsel der skal indkaldes, hvor og på hvilket tidspunkt møderne skal afholdes.
  
• Fastsættelse af dagsorden og frist for udsendelse af den.
  
• Beslutningsdygtighed, fx om bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af medlemmerne er til stede.
  
• Indkaldelse af stedfortræder, fx om stedfortræderen altid indkaldes, når et medlem har meldt afbud.
  
• Regler for formandsvalg, fx om afstemningen sker ved simpelt flertal, om formanden vælges for alle fire år eller for et år ad gangen.
  
• Bestemmelser om valgt af næstformand.
  
• Afstemningsregler.
  

Undervisningsministeriet har udsendt et vejledende forslag til vedtægt for styrelsen af kommunens skolevæsen. Her er forslag til forretningsorden for skolebestyrelsen, som man kan tage udgangspunkt i. Skolebestyrelsen har pligt til at udarbejde en dagsorden og en beslutningsprotokol - der skal være offentligt tilgængelig - og til at afgive årsberetninger og afholde møder med forældrene.

Skolebestyrelsens dagsorden

De fleste skoler har udviklet en tradition for udformningen af dagsordener til de forskellige mødetyper på skolen, også til møderne i skolebestyrelsen. Der kan være god grund til at overveje, om den måde man indretter sin dagsorden på, er den mest hensigtsmæssige for at sikre en effektiv mødeafvikling, og om den indeholder tilstrækkelige informationer til, at skolebestyrelsen har det nødvendige grundlag til at træffe sine beslutninger på. En dagsorden skal kunne fungere som et informationsredskab - også for de personer, der ikke deltager i møderne. Den må derfor gerne være omfattende, men ikke indeholde oplysninger af fortrolig karakter.

Erfaringerne viser, at man i mange skolebestyrelser kan have gavn af at drøfte, hvordan man undgår, at punktet meddelelser tager det meste af tiden. Meddelelser kan ofte med fordel udsendes på forhånd, så tiden på selve mødet kan bruges til vigtigere emner.

Endvidere kan det være en god idé at sætte de punkter, der har særlig interesse for eleverne, først på dagsordenen. Det skal her bemærkes, at eleverne ikke må overvære den del af drøftelserne, der angår sager om enkelte elever eller lærere.

Beslutningsprotokol

Der føres protokol over skolebestyrelsens beslutninger. I beslutningsprotokollen anføres for hvert møde, hvilke personer der var til stede, og den skrives under af de medlemmer, der har deltaget i mødet. Hvis et medlem har en anden opfattelse end flertallet, kan vedkommende få sin afvigende mening noteret i beslutningsprotokollen og medsendt, hvis skolebestyrelsen skal sende sin beslutning eller udtalelse videre. Skolelederen kan også tilføje eventuelle bemærkninger i protokollen.

Skolens leder eller stedfortræder er skolebestyrelsens sekretær. Skolens leder beslutter, hvordan sekretærhvervet skal deles mellem de to, og hvem der fører protokollen under mødet.

Beslutningsprotokollen skal være offentligt tilgængelig. Hvis den skal have nogen informationsværdi, må den være så beskrivende, at også personer uden for skolebestyrelsen kan følge med i, hvad der reelt er truffet beslutninger om. Beslutningsprotokollen må ikke indeholde fortrolige oplysninger.

I mange sammenhænge er det hensigtsmæssigt at tage et egentligt referat fra skolebestyrelsesmødet. Det er skolens leder eller stedfortræderen, der tager referat på mødet. Referatet bliver så den "protokol", der findes på skolen om forhandlingerne i skolebestyrelsen.

Et egentligt mødereferat eller en forhandlingsprotokol er ikke offentligt tilgængelig. Men hvis samtlige medlemmer er enige om det, er der ikke noget i vejen for, at der sker en offentliggørelse med den sædvanlige respekt for tavshedpligten. Hvorvidt man synes, det er en god idé at offentliggøre et egentligt mødereferat, skal ses i sammenhæng med den udformning, man ønsker at give beslutningsprotokollen. Uanset på hvilken måde, man ønsker at informere om skolebestyrelsens arbejde, bør informationen også kunne læses af personer, der ikke har deltaget i mødet.

Årets gang i skolebestyrelsen

Når skolebestyrelsen skal planlægge årets aktiviteter, må man tage hensyn til den kommunale planlægning. De fleste kommuner udarbejder traditionelt en plan over skoleårets administration. Den indeholder fx beslutninger om, hvornår skolerne skal afgive kommentarer til rammeudmeldinger om budgettet, frist for udtalelse til næste års ferieplan og frister for aflevering af virksomhedsplan.

Det er nødvendigt at udforme en samlet planlægning af mødeaktiviteterne på den enkelte skole. Det vil sige møderne i pædagogisk råd, i samarbejdsudvalget, i forældrerådet, i skolefritidsordningen osv. Skolebestyrelsens møder bør indgå som en naturlig del i denne planlægning.

Selv om skolebestyrelsen udøver sin virksomhed på møder, er der intet til hinder for, at der nedsættes forskellige arbejdsgrupper til behandling af særlige emner. I sådanne grupper kan der også være deltagere udefra som fx medlemmer af pædagogisk råd eller forældre, der måske har et særligt kendskab på området. De beslutninger mv., skolebestyrelsen efterfølgende skal træffe, skal altid ske på et skolebestyrelsesmøde.

Hvis skolebestyrelsens medlemmer er enige om det, kan formanden få en slags særstatus, der indebærer, at formanden i visse situationer kan handle på egen hånd, hvilket kan være nødvendigt i akutte situationer. Det forudsætter imidlertid, at formanden efterfølgende underretter den øvrige skolebestyrelse.

Virksomhedsplaner og årsberetninger

I mange kommuner og på mange skoler har man gennem de senere år udviklet en praksis med at udarbejde virksomhedsplaner - nogle steder kaldet servicemål. I nogle kommuner er behovet for virksomhedsplaner opstået på baggrund af en vidtgående decentralisering - blandt andet af de økonomiske ressourcer til skolerne. Derfor har der været behov for, at man fra politisk hold kan følge med i, hvordan ressourcerne anvendes. I andre kommuner er virksomhedsplanen et resultat af det udviklingsarbejde, man har været optaget af på skolerne.

Arbejdet med virksomhedsplanen tjener tre formål:

• Den er udgangspunkt for en dialog mellem forvaltning og kommunalbestyrelse om det arbejde, skolen udfører i forbindelse med virkeliggørelsen af de kommunale mål for skolevæsenet.
  
• Den er et arbejdsredskab for skolebestyrelsen, skolelederen og medarbejderne. Et redskab, der skal medvirke til at virkeliggøre skolens visioner og tilbud.
  
• Den fungerer som en ramme for det daglige arbejde for ledelse og medarbejdere med henblik på at fastholde en skole i stadig udvikling.

Det fremgår af folkeskoleloven, at skolebestyrelsen skal udarbejde og afgive en årlig beretning. Beretningen skal indeholde en beskrivelse af det forløbne år og er tænkt som et evalueringsredskab for skolens ledelse og et informationsredskab for skolens forældre og andre udenfor skolebestyrelsen. Beretningen bør endvidere indeholde en handlingsplan for skolen for den kommende tid. Der skal naturligvis være sammenhæng mellem skolebestyrelsens årsberetning og skolens virksomhedsplan.