Skolebestyrelsen skal godkende det interne budget og dermed også, hvordan den pose penge, den enkelte skole råder over, skal fordeles. Nogle skolebestyrelser ser en tæt sammenhæng mellem pædagogik og økonomi, og derfor vælger de at diskutere de økonomiske sager på selve skolebestyrelsesmøderne. Andre skolebestyrelser nedsætter et mindre udvalg, der kan danne ramme om disse drøftelser. Generelt må der advares lidt mod udvalgstanken. Dels sker der en opdeling af skolebestyrelsen, og dels skal man være opmærksom på, at udvalget ikke bliver for stort, og at alle interesser bliver hørt, så resultatet afspejler hele skolebestyrelsens sammensætning. Selve resultatet og forløbet af udvalgets arbejde skal altid drøftes på skolebestyrelsesmøder. Hvis der i årets løb dukker problemer op, som har så store økonomiske konsekvenser, at de ikke kan løses inden for det igangværende regnskab/budget, må emnerne noteres, så man er sikker på, at de kommer med i den indledende behandling af budgettet i december. Da det er sager med et væsentligt økonomisk aspekt, må skolelederen kende skolebestyrelsens indstilling til tingene, når der tages fat på det første budgetudkast. De principper, skolebestyrelsen har vedtaget, kommer til at spille en særlig rolle, hvis de som forudsætning har tildelingen af økonomiske midler. Som eksempel omfanget af skole-hjem samtaler, omfanget af lejrskoler og omfanget af materialeindkøb. Når kommunalbestyrelsen har vedtaget kommunens budget for det kommende
kalenderår, får den enkelte skole meddelelse om, hvilke midler
skolen har til rådighed i det kommende år. Det sker ofte inden
årets udgang. December Indledende drøftelse i skolebestyrelsenDet vil få stor positiv betydning, hvis skolebestyrelsen på et møde i december måned har budgettet som et vigtigt punkt på dagsordenen, og får en god indledende drøftelse om krav, ønsker og muligheder i forbindelse med investeringer i det kommende år. På mødet bør der ske tre ting:
Januar Skolelederen udarbejder udkast til budgetforslagEfter de indledende møder med skolebestyrelsen kender skolelederen skolebestyrelsens stilling til de større, nye tiltag. På den baggrund kan skolelederen begynde arbejdet med at bearbejde de idéer, der er fremsat i årets løb. Spørgsmålet er, om de kan indeholdes i en naturlig fremskrivning af budgettet, eller om de skal føres frem som begrundelse for styrkelse af udvalgte budgetområder. På dette tidspunkt kaldes arbejdet et udkast (til forslag), og
der er nu mulighed for, at personalegrupperne kan øve indflydelse
på det endelige forslag, som skolelederen skal fremlægge for
skolebestyrelsen på et senere tidspunkt. Februar Udkastet bliver til forslagVed månedens begyndelse forelægges udkastet for samarbejdsudvalgets medlemmer. Det kan ske skriftligt, men det er bedst, hvis skolelederen ved et møde udleverer og samtidig kommenterer sit udkast. Herefter skal personalerepræsentanterne bruge 2-3 uger, hvor de kan drøfte materialet med deres kolleger for at finde ud af, om de er tilfredse med det, eller om de vil stille ændringsforslag. På dette tidspunkt vil det også være rimeligt, at skolelederen præsenterer udkastet for det pædagogiske råd. Skolebestyrelsen kan eventuelt bede skolelederen om det. I slutningen af februar mødes samarbejdsudvalget igen, for at grupperne kan kommentere udkastet til nyt budget. Alle kender de økonomiske rammer, og alle parter er som regel meget hensynsfulde over for de andre gruppers områder, hvorimod det snarere kan komme til ændringer inden for størrelsen af egne konti. Efter mødet i samarbejdsudvalget udarbejder skolelederen sit endelige
forslag til det budget, der præsenteres for skolebestyrelsen. Dette
vil typisk kunne ske omkring 1. marts, og på det tidspunkt vil der
også være skabt klarhed over sidste års over- eller underskud,
der naturligvis skal indregnes i det nye budget. Marts Skolebestyrelsen godkender budgettetPå dette tidspunkt skal skolebestyrelsen beslutte, om den kan godkende det forslag til budget, der er fremlagt. Hvis skolebestyrelsen ikke kan godkende forslaget, kan den bede om, at der udarbejdes et nyt forslag. Hvis det drejer sig om mindre ændringer, kan de foretages med det samme. Hvis skolelederen trods klart udtalte ønsker ikke udarbejder et budget, som skolebestyrelsen kan godkende, kan bestyrelsen selv påtage sig arbejdet. I det tilfælde er skolelederen forpligtet til at stå til rådighed med råd og vejledning. Efter denne fase, der som regel varer omkring 3 måneder, burde tingene være faldet så meget på plads, at skolebestyrelsen kan bruge kræfterne på andre ting, og skolelederen kan begynde på at omsætte ord til handling. Selvfølgelig kan der stadigvæk opstå behov for ændringer af budgettet - på opfordring fra både skolebestyrelsen og skolelederen. Man skal ikke blive bekymret over, at budgettet ikke er godkendt ved starten af kalenderåret, men alle bør arbejde på, at perioden uden et godkendt budget bliver så kort som muligt. Formelt klares problemet på de allerfleste skoler ved, at skolens leder får bemyndigelse til at foretage de nødvendige indkøb efter de gældende principper og undgår at igangsætte nye tiltag. Af hensyn til langtidsplanlægningen bør ændringer i budgettet ske så sjældent som muligt. Fx kan skolens leder normalt ikke fordele indkøb og andre udgiftkrævende aktiviteter over hele året, det skal planlægges i god tid. En stor del af bogindkøbene foregår som regel omkring sommerferien, vedligeholdelsesarbejder lægges i ferietidspunkterne, og de fleste lejrskoler og udflugter finder sted i april/maj og august/september osv. Hvis der skal foretages ændringer i budgettet, vil det være rimeligt, at det sker i forbindelse med behandlingen af de regnskabsopfølgninger, der naturligt bør finde sted i løbet af skoleåret - de er beskrevet senere i dette hæfte. Det er ikke meningen, at skolebestyrelsen skal bruge tid på hverken revision eller en detaljeret gennemgang, men blot sammen med skolelederen skaffe sig et indtryk af, om budgettet holder, så man ikke i december stilles over for fastlagte kendsgerninger, der måske gør det nødvendigt at acceptere store overskridelser på nogle områder - på bekostning af andre. Hvor mange regnskabsopfølgninger, der er behov for, aftales mellem
skolebestyrelsen og skoleledelsen. Erfaringen viser, at ca. 3 gange i årets
løb er nok til at danne sig et indtryk og overblik. De 3 gange kan
fx placeres på denne måde:
I december begynder det hele så forfra med opsamling af idéer fra året, der er gået, drøftelser om aktiviteter næste år etc. Regnskabsopfølgningen fra oktober kvartal indgår som den sidste del i årsregnskabet og kan behandles i forbindelse hermed. Det anbefales, at skolebestyrelsen umiddelbart efter kommunalbestyrelsens budgetvedtagelse i oktober udarbejder forslag til skolens budget for det følgende kalenderår. Det anbefales endvidere, at forløbet gennemføres sådan, at budgettet kan være helt klart så hurtigt som muligt i det nye kalenderår.
Detaljeringsgraden
|