Arbejdet med det interne budget

Skolebestyrelsen skal godkende det interne budget og dermed også, hvordan den pose penge, den enkelte skole råder over, skal fordeles.

Nogle skolebestyrelser ser en tæt sammenhæng mellem pædagogik og økonomi, og derfor vælger de at diskutere de økonomiske sager på selve skolebestyrelsesmøderne. Andre skolebestyrelser nedsætter et mindre udvalg, der kan danne ramme om disse drøftelser. Generelt må der advares lidt mod udvalgstanken. Dels sker der en opdeling af skolebestyrelsen, og dels skal man være opmærksom på, at udvalget ikke bliver for stort, og at alle interesser bliver hørt, så resultatet afspejler hele skolebestyrelsens sammensætning. Selve resultatet og forløbet af udvalgets arbejde skal altid drøftes på skolebestyrelsesmøder.

Hvis der i årets løb dukker problemer op, som har så store økonomiske konsekvenser, at de ikke kan løses inden for det igangværende regnskab/budget, må emnerne noteres, så man er sikker på, at de kommer med i den indledende behandling af budgettet i december. Da det er sager med et væsentligt økonomisk aspekt, må skolelederen kende skolebestyrelsens indstilling til tingene, når der tages fat på det første budgetudkast.

De principper, skolebestyrelsen har vedtaget, kommer til at spille en særlig rolle, hvis de som forudsætning har tildelingen af økonomiske midler. Som eksempel omfanget af skole-hjem samtaler, omfanget af lejrskoler og omfanget af materialeindkøb.

Når kommunalbestyrelsen har vedtaget kommunens budget for det kommende kalenderår, får den enkelte skole meddelelse om, hvilke midler skolen har til rådighed i det kommende år. Det sker ofte inden årets udgang.

December

Indledende drøftelse i skolebestyrelsen

Det vil få stor positiv betydning, hvis skolebestyrelsen på et møde i december måned har budgettet som et vigtigt punkt på dagsordenen, og får en god indledende drøftelse om krav, ønsker og muligheder i forbindelse med investeringer i det kommende år.

På mødet bør der ske tre ting:

1. Generelle overvejelser på baggrund af seneste regnskabs opfølgning og et skøn over det forventede over- eller underskud på skolens budget.
   
2. En orientering om det kommunale budget for det følgende år med hensyn til skolen.
   
3. De forskellige emner fremlægges (formanden), prissættes (skolelederen) og prioriteres (skolebestyrelsen).
   

Januar

Skolelederen udarbejder udkast til budgetforslag

Efter de indledende møder med skolebestyrelsen kender skolelederen skolebestyrelsens stilling til de større, nye tiltag. På den baggrund kan skolelederen begynde arbejdet med at bearbejde de idéer, der er fremsat i årets løb. Spørgsmålet er, om de kan indeholdes i en naturlig fremskrivning af budgettet, eller om de skal føres frem som begrundelse for styrkelse af udvalgte budgetområder.

På dette tidspunkt kaldes arbejdet et udkast (til forslag), og der er nu mulighed for, at personalegrupperne kan øve indflydelse på det endelige forslag, som skolelederen skal fremlægge for skolebestyrelsen på et senere tidspunkt.

Februar

Udkastet bliver til forslag

Ved månedens begyndelse forelægges udkastet for samarbejdsudvalgets medlemmer. Det kan ske skriftligt, men det er bedst, hvis skolelederen ved et møde udleverer og samtidig kommenterer sit udkast. Herefter skal personalerepræsentanterne bruge 2-3 uger, hvor de kan drøfte materialet med deres kolleger for at finde ud af, om de er tilfredse med det, eller om de vil stille ændringsforslag. På dette tidspunkt vil det også være rimeligt, at skolelederen præsenterer udkastet for det pædagogiske råd. Skolebestyrelsen kan eventuelt bede skolelederen om det.

I slutningen af februar mødes samarbejdsudvalget igen, for at grupperne kan kommentere udkastet til nyt budget. Alle kender de økonomiske rammer, og alle parter er som regel meget hensynsfulde over for de andre gruppers områder, hvorimod det snarere kan komme til ændringer inden for størrelsen af egne konti.

Efter mødet i samarbejdsudvalget udarbejder skolelederen sit endelige forslag til det budget, der præsenteres for skolebestyrelsen. Dette vil typisk kunne ske omkring 1. marts, og på det tidspunkt vil der også være skabt klarhed over sidste års over- eller underskud, der naturligvis skal indregnes i det nye budget.

Marts

Skolebestyrelsen godkender budgettet

På dette tidspunkt skal skolebestyrelsen beslutte, om den kan godkende det forslag til budget, der er fremlagt. Hvis skolebestyrelsen ikke kan godkende forslaget, kan den bede om, at der udarbejdes et nyt forslag. Hvis det drejer sig om mindre ændringer, kan de foretages med det samme. Hvis skolelederen trods klart udtalte ønsker ikke udarbejder et budget, som skolebestyrelsen kan godkende, kan bestyrelsen selv påtage sig arbejdet. I det tilfælde er skolelederen forpligtet til at stå til rådighed med råd og vejledning.

Efter denne fase, der som regel varer omkring 3 måneder, burde tingene være faldet så meget på plads, at skolebestyrelsen kan bruge kræfterne på andre ting, og skolelederen kan begynde på at omsætte ord til handling. Selvfølgelig kan der stadigvæk opstå behov for ændringer af budgettet - på opfordring fra både skolebestyrelsen og skolelederen.

Man skal ikke blive bekymret over, at budgettet ikke er godkendt ved starten af kalenderåret, men alle bør arbejde på, at perioden uden et godkendt budget bliver så kort som muligt. Formelt klares problemet på de allerfleste skoler ved, at skolens leder får bemyndigelse til at foretage de nødvendige indkøb efter de gældende principper og undgår at igangsætte nye tiltag.

Af hensyn til langtidsplanlægningen bør ændringer i budgettet ske så sjældent som muligt. Fx kan skolens leder normalt ikke fordele indkøb og andre udgiftkrævende aktiviteter over hele året, det skal planlægges i god tid. En stor del af bogindkøbene foregår som regel omkring sommerferien, vedligeholdelsesarbejder lægges i ferietidspunkterne, og de fleste lejrskoler og udflugter finder sted i april/maj og august/september osv.

Hvis der skal foretages ændringer i budgettet, vil det være rimeligt, at det sker i forbindelse med behandlingen af de regnskabsopfølgninger, der naturligt bør finde sted i løbet af skoleåret - de er beskrevet senere i dette hæfte. Det er ikke meningen, at skolebestyrelsen skal bruge tid på hverken revision eller en detaljeret gennemgang, men blot sammen med skolelederen skaffe sig et indtryk af, om budgettet holder, så man ikke i december stilles over for fastlagte kendsgerninger, der måske gør det nødvendigt at acceptere store overskridelser på nogle områder - på bekostning af andre.

Hvor mange regnskabsopfølgninger, der er behov for, aftales mellem skolebestyrelsen og skoleledelsen. Erfaringen viser, at ca. 3 gange i årets løb er nok til at danne sig et indtryk og overblik. De 3 gange kan fx placeres på denne måde:

• April - med budgetopfølgning, januar kvartal
  
• August - med budgetopfølgning, april kvartal
  
• Oktober - med budgetopfølgning, juli kvartal

(Se om budgetopfølgning i bilag 4)

I december begynder det hele så forfra med opsamling af idéer fra året, der er gået, drøftelser om aktiviteter næste år etc. Regnskabsopfølgningen fra oktober kvartal indgår som den sidste del i årsregnskabet og kan behandles i forbindelse hermed.

Det anbefales, at skolebestyrelsen umiddelbart efter kommunalbestyrelsens budgetvedtagelse i oktober udarbejder forslag til skolens budget for det følgende kalenderår. Det anbefales endvidere, at forløbet gennemføres sådan, at budgettet kan være helt klart så hurtigt som muligt i det nye kalenderår.

Detaljeringsgraden
Principielt

Når man begynder på arbejdet med budgettet og regnskabsopfølgningen, er det vigtigt - på et eller andet tidspunkt - at aftale, hvilken detaljeringsgrad man vil arbejde med. Her skal man huske på, at skolebestyrelsen først og fremmest skal fokusere på de store linjer. Det gælder om at bevare overblikket, og ikke fortabe sig i regnskabstekniske detaljer. Derfor drejer sig også om at få etableret et godt samarbejde med skolens leder om dette.

For ringe detaljering (ganske få konti) giver ikke et fyldestgørende billede af, hvad der rent faktisk foregår på skolen, og derfor giver det meget ringe muligheder for at gå ind og påvirke budgettet, hvis man ønsker, at midlerne anvendes anderledes. Til gengæld er sådant et budget let at overskue, hurtigt at udarbejde og let at arbejde med i det daglige.

For stor en detaljering (mange konti) giver et stort arbejde for ledelsen med den daglige regnskabsføring og medfører, at alle kontomæssige placeringer nøje må overvejes. Dertil kommer, at budgettet og regnskabsmaterialet er svært at overskue, specielt for mennesker, der ikke er vant til at arbejde med tal og regnskaber. Denne form giver til gengæld en grundig indsigt i skolens samlede økonomi og dermed større muligheder for at påvirke situationen.

Kunsten er at blive enige om en detaljeringsgrad, så man har kendskab til de nødvendige nøgletal uden at drukne i opstillinger og udregninger. I bilagsmaterialet til dette hæfte er vist en detaljeringsgrad, som tager et rimeligt hensyn til disse betragtninger.

Ligesom kommunalbestyrelsen normalt ikke kan ændre i et allerede udmeldt budget, kan skolebestyrelsen heller ikke i februar/marts vedtage et budget for så at foretage grundlæggende ændringer senere på året. Ændringer kan kun blive aktuelle, hvis en helt ekstraordinær situation kræver det.

Det ligger som en forudsætning i folkeskoleloven, at kommunalbestyrelsen i videst muligt omfang skal give skolerne rammebevillinger. Så kan den enkelte skole prioritere, hvordan midlerne skal anvendes.

På samme måde skal skolebestyrelsen ikke øremærke alle de penge, skolen får tildelt.

Et frugtbart samarbejde indebærer, at der gøres plads til både skolebestyrelsens overordnede ønsker/indsatsområder og skolelederens handlemuligheder - inden for de principper skolebestyrelsen har vedtaget og lovgivningens krav til hele skolens virksomhed.

I praksis

Hver enkelt skole kan ikke anvende alle de penge, den får fra kommunalbestyrelsen efter forgodtbefindende. De fleste kommuner har mindst en tredeling i deres budgetudmelding:

• Personalelønninger
  
• Driftsudgifter
  
• Bygningsudgifter.
  

Hvis vi kigger på personalelønningerne, vil det udmeldte budget være baseret på enten et forbrug af penge eller et forbrug af timer. Her er det ikke ligegyldigt, hvad kommunen har valgt, for har man en medarbejderskare med en høj gennemsnitsalder, så er lønudgiften højere, end hvis alle befinder sig på laveste løntrin. Det mest behagelige at arbejde med er klart et udmeldt timeforbrug.

Forskel på lønninger og personalegrupper betyder, at skolen er nødt til at skelne i sin daglige regnskabsføring. Inden for lærerpersonalet vil det være formålstjenligt at oprette underkonti, fx til lønninger til almindelig undervisning og til vikarlønninger.

Driftudgifterne er nok det mest interessante område for skolebestyrelsen, fordi der her er mange påvirkningsområder. Området er så stort, at det kan opdeles i flere omgange, fx:

• Undervisnings-/elevaktiviteter
  
• Inventar
  
• Personale, uddannelse
  
• Øvrige udgifter.

Hvis de fire områder deles yderligere op, kan billedet se sådan ud:

• Undervisnings-/elevaktiviteter

Undervisningsmidler

Lejrskoler

Ekskursioner

Erhvervspraktik

• Inventar

Møbler

AV-udstyr

Edb

Andet undervisningsmateriel

• Personale, uddannelse

Kursusafgift

Time-dagpenge

Personalepleje

• Øvrige udgifter

Prøveudgifter

Mødeudgifter

Kontorhold

Rengøring

Skolebestyrelse.

Vi har nu inden for gruppen driftudgifter en opdeling i 16 underkonti. Nogle skoler har lidt flere og andre lidt færre. Men fælles for dem er, at de næsten alle kan opdeles igen.

Skolebestyrelsen kan gennem en opdeling af de midler, den råder over til sin egen virksomhed, foretage en opdeling i fx:

• Mødeudgifter
  
• Kursusudgifter
  
• Diæter
  
• Forældreinformation.
  

En yderligere opdeling kan også finde sted med de midler, der tildeles de enkelte fag til indkøb af undervisningsmidler. Det vil dog hovedsageligt være skolelederen, der har ansvaret for selve indkøbene, da dette nøje er forbundet med skolelederens ansvar for, at lærerne sættes i stand til at kunne opfylde læseplanerne.

Bygningsudgifterne vil naturligt blive opdelt i:

• Udvendig vedligeholdelse
  
• Indvendig vedligeholdelse
  
• Grønne områder.
  

For at illustrere dette, er der i bilagene medtaget dagligdags eksempler på opdelinger i forskellige konti.