Brug af web-baserede værktøjer til projektarbejde og gruppe-samarbejde

Til projekt- eller gruppearbejder findes en række gratis webbaserede værktøjer, som stiller faciliteter til rådighed, der støtter eller smidiggør forskellige aspekter af projekt- eller gruppearbejde. Der omtales fire værktøjer: TeamCast, eGroups, eBoard og TeamNow. I et bilag findes tastevejledninger til de fire tjenester. Der findes andre muligheder, men disse er valgt ud fra det simple kriterium, at det er dem, jeg havde hørt om eller kendte i slutningen af år 2000. Da det er et område med megen dynamik, vil der dukke andre - måske bedre - tjenester op fremover, så hvis man vil gøre brug af web-baserede værktøjer til gruppe- eller projektarbejde, så er det som altid godt at sondere markedet først.

TeamCast (www.teamcast.com) TeamCast tilbyder flere forskellige tjenester. Den, der er relevant for gruppe- eller projektarbejde, er

Web Office. Tjenesten har post-funktion, diskussionsforum, lagring af filer og billeder, en kalenderfunktion for gruppens medlemmer samt en adressebogsfunktion.

eGroups har ligeledes de faciliteter, der bruges til planlægning, styring og afvikling af et projekt- eller gruppearbejde. eGroups findes på adressen (www.egroups.com - den findes også i en dansk oversat version. www.egroups.dk). Tjenesten har post-funktion, diskussionsforum, lagring af filer og billeder, lagring af en fælles linksamling, en kalenderfunktion for gruppens medlemmer samt en databasefunktion.

eBoard (www.eboard.com), har ikke så mange faciliteter. Tjenesten er opbygget som en opslagstavle, hvor man kan anbringe tekster, filer og billeder. Et opslag kan også fungere som diskussionsforum.

TeamNow (www.teamnow.dk) placerer sig mellem de to foregående. Det er en slags fælles opslagstavle, hvor der på hierarkisk måde i mapper kan placeres dokumenter, links og diskussioner. Dokumenter i en TeamNow-mappe kan redigeres af gruppens deltagere, og den redigerede version lægges tilbage. I en historik kan dokumentets historie ses, og der kan opnås adgang til tidligere versioner af dokumentet. Der kan oprettes diskussionsfora af alle gruppens/projektets medlemmer.

Indledende overvejelser

IT-kompetencer

Brugen af IT skal selvfølgelig falde naturligt for projektets eller gruppens medlemmer. Det bør ikke være sådan, at IT-anvendelsen bliver styrende eller blokerende i forhold til det faglige eller tværfaglige emne, der er overskriften for gruppens eller projektets emne. Det betyder, at der er nogle minimumskrav til deltagernes IT-kompetencer. Det betyder også, at deltagerne skal have nem adgang til en eller anden form for internet, samt - og dette er et krav - at deltagerne har en e-mail adresse . Da det ikke er noget problem at få en gratis email adresse , enten via SkoleKom eller hos en af de utallige gratistjenester, er det ikke en reel hindring. Dog skal der nok ikke være ret mange blandt projektets eller gruppens medlemmer, der er uvante med email og IT-anvendelse i det hele taget, før man må konstatere, at minimumsniveauet for IT-kompetencer ikke er opfyldt.

Tilgængelighed, hastighed og stabilitet

Værktøjet skal være tilgængeligt for alle gruppens eller projektarbejdets deltagere hele tiden. Det bedste bud på dette er, at adgangen sker via en web-adgang. Det kan ske ved at placere et sådant værktøj på skolens eget web, hvis skolen har ressourcer til at igangsætte og drive dette, eller det kan ske via en web-tjeneste, der er åben for alle. Det er den sidste mulighed, der beskrives nærmere. Den har den fordel, at tjenesten er tilgængelig, blot man har en almindelig internetadgang. Alle har så 'projektmappen' tilgængelig samtidigt, når man kan komme på nettet. Det betyder, at man kan arbejde sammen eller adskilt, på skolen eller andetsteds - blot der er en webadgang.

De nævnte tjenester synes at fungere tilfredsstillende hurtigt (ultimo november 2000).

Ved at bruge en web-tjeneste af et vist (internationalt) omfang sikrer man sig, så godt det nu er muligt, at tjenesten altid er til rådighed¹ . Der er sat ressourcer af til vedligeholdelse, og der er en vis garanti for, at tjenesten 'kører' hele døgnet.

Pris

Til brug i undervisningsverdenen er det yderst velkomment med gratis tjenester. På amerikansk siger man: 'There is no such thing as a free meal' - og det gælder sådan set også for de nævnte tjenester. De koster ikke noget i kroner, men betales af, at brugeren skal se på et par reklamebannere. Bannerne er forholdsvis diskrete på de nævnte steder.

På flere af de nævnte steder kan man mod betaling få en øget funktionalitet og mere plads, samtidig med at man slipper for banner-reklamer.

eGroups

Se tastevejledning til arbejdet med eGroups på side 123.

Funktionaliteten af eGroups:

• Adgang til samme gruppe uanset fra hvilken national eGroups-tjeneste, der kobles op imod. (Brug af den danske, den amerikanske eller en vilkårlig anden national adresse fører til samme gruppe)

• Diskussionsforum: 'Trådet' kronologisk samling af indlæg fra gruppens eller projektarbejdets deltagere. Indlæggene bliver samlet i 'Trådet' (threads) hørende til samme emne

• Fælles samling af notater eller materialer (billeder, links m.v.)

• Fælles kalenderfunktion, hvor alle slags aftaler kan indsættes og læses af alle i gruppen. Der kan knyttes tekst til hver post i kalenderen

• 'Dagbogsfunktion' i form af en tråd, kalenderen med notater eller et dokument i materialesamlingen

• Samlet sted for opbevaring af vigtige dokumenter, beslutninger, spørgsmål m.m

• On-line chat mellem gruppens medlemmer

• Mulighed for at foretage afstemninger blandt gruppens medlemmer

Ensartet adgang

Særlig ved samarbejde på tværs af landegrænser er det en stor fordel, at deltagerne kan koble op til den nærmeste (og dermed ofte hurtigste) server, og så samtidig tilslutte sig den samme gruppe. Ved flersprogede grupper skal man dog indbyrdes i gruppen blive enige om et fælles sprog. Der er ingen automatisk oversættelse.

Diskussionsforum

Indlæg fra medlemmer samles på siden Messages. Det er vigtigt, at deltagerne har forståelse for de almindelige regler for brug af et diskussionsforum: Betydningen af Emnefeltet (Subject); det er dette felt, der definerer den synlige overskrift for indlægget i diskussionsforummet. Svar på et indlæg bør laves med Svar-'knappen' (Reply), så indlæg om samme emne samles i den samme tråd. Der bør påbegyndes et nyt emne, når meddelelsens indhold skifter.

Materialer

Der er et fælles område, hvor filer af enhver slags kan placeres. Der er ca. 20 MB til rådighed, så der kan lægges ganske meget. Hvis man arbejder meget med billeder, kan det dog hurtigt blive trangt. Man bør også overveje hastigheden af deltagernes internetforbindelser, inden man kaster sig ud i transport af mange og store billeder. Gruppens deltagere kan inden for pladsbegrænsningen frit lægge eller hente filer.

Et andet fællesområde er til gruppens link-samling, hvor der kan indlægges kommenterede link til relevante web-steder. Endelig er der database-siden, hvor der kan oprettes mere systematiserede samlinger af datamateriale.

Kalender

Den fælles kalender er et af eGroups store aktiver. Her kan indskrives aftaler og begivenheder med tilknyttede kommentarer/forklaringer. Kalenderen har en række forskellige fremvisningsformater, så ethvert behov skulle kunne tilgodeses.

Dagbog

Dagbogen kan enten føres på opslagstavlen/diskussionsforummet (Messages), i kalenderen med tilknyttede kommentarer, eller den kan føres som et (eller flere) dokument(er) i området til fælles filer. Da opslagstavlen giver den hurtigste tilgang til dokumenternes indhold, er det nok denne metode, der bør anbefales. Hvis man har specielle behov for formatterede dagbøger med et stort indhold af billeder, kan man bruge dokumenter.

Chat

Det er nok mest eleverne, der vil være begejstrede for denne funktion, men der kan da være situationer, hvor den samtidige, direkte skrevne kommunikations- eller diskussionsform kan være berettiget.

Online afstemning

Faciliteten er da meget sjov, men om den er nyttig, det ved jeg ikke. Døm selv.

Hvorfor ikke bruge SkoleKom?

SkoleKom har mange gode sider, men har nogle mangler i forhold til det her beskrevne system.

• Oprettelsen af grupper er besværlig, langsommelig og bureaukratisk på SkoleKom, hvis der samtidig skal ske brugeroprettelse. (Man kontakter sin lokale administrator, der hos SkoleKom anmoder om oprettelse af den ønskede konference og brugere. Derefter kan der gå en uge eller mere, inden konferencen og brugere er oprettet. Man skal derefter have tilbagemelding fra sin lokale administrator).

• SkoleKom har ikke eGroups filområde. Man kan godt lave mapper i konferencer til det samme, men det er lidt anderledes.

• SkoleKom har ikke kalenderfunktionen, der må siges at være en af de store gevinster ved dette system.

• Den særlige link-samling er også et aktiv, der kun ad omveje lader sig realisere på SkoleKom.

• Chat muligheden, der kan indskrænkes til gruppens medlemmer, kan ikke klares på SkoleKom, hvor chat i givet fald potentielt sker med

• Den fælles postliste (e-mail til alle gruppens medlemmer) er i bedste fald besværlig at lave i SkoleKom. Her kommer den gratis med.

TeamCast

Se tastevejledning til arbejdet med TeamCast på side .

Funktionaliteten af TeamCast

• Adgang til flere forskellige grupper fra samme login. I de øvrige tjenester har hver gruppe sit eget login. Hos TeamCast er login styret af brugernavnet, der godt kan være medlem af flere grupper samtidig

• Diskussionsforum: 'Trådet', kronologisk samling af indlæg fra gruppens eller projektarbejdets deltagere. Indlæggene bliver samlet i 'tråde' (threads) hørende til samme emne

• 'What's up' - et 'Hvad er der sket siden sidst'- område med oversigt over ændringer siden sidste login. Desuden en lille 'opslagstavle' til små hurtige beskeder

• Fælles samling af notater eller materialer (billeder, links m.v.)

• Fælles kalenderfunktion, hvor alle slags aftaler kan indsættes og læses af alle i gruppen. Der kan knyttes tekst til hver post i kalenderen

• 'Dagbogsfunktion' i form af en tråd, kalenderen med notater eller et dokument i materialesamlingen

• Sammen med tilmelding til TeamCast får man en web-email adresse, der fungerer på samme måde som fx Hotmail (der skal dog stadig være en anden e-mail for at kunne tilmeldes)

Adgang til flere forskellige grupper fra samme login

Som nævnt kan man fra en og samme login arbejde i alle de grupper, man er medlem af, uden tidkrævende log af - log på besvær. Det styres fra et arbejdsområde, hvor man som i 'Stifinderen' på en PC kan åbne de forskellige arbejdsområder.

Diskussionsforum

Til hvert arbejdsområde (gruppeområde) kan man anvende et diskussionsforum. Indlæggene samles som i andre diskussionsfora i 'tråde'.

What's Up

Startsiden, når man logger på TeamCast. Oversigt over aktiviteter i Kalenderen og Arbejdsområderne siden sidste login. Desuden en samling 'gule lapper' med besked fra andre medlemmer af de grupper, man deltager i.

Fælles samling af notater eller materialer

I arbejdsområdet (Team Work Area) får man en oversigt over alle de grupper, man deltager i. Der er en ny samling 'gule lapper', der nu kan være mere specifikt rettet mod emner i fil- og materialeområdet. Hvert gruppeområde er på forhånd struktureret i 'Notices' ('gule lapper'), 'Documents', 'Deliverables', 'Calender', 'Discussion' og 'About'.

• Notices. Beskeder som opslag, der vedrører det aktuelle gruppeområde

• Documents. Mappe-struktur, hvor der kan gemmes og hentes filer. Der kan ikke vises filer (fx billeder eller tekster). De skal hentes til egen PC. Man er selv herre over områdets mapper og deres struktur. Der er knapper for let flytning af dokumenter mellem de forskellige mapper. Der er ca. 100 MB plads til rådighed totalt.

• Deliverables. Her kan der tildeles opgaver til et eller flere af gruppens medlemmer. Man kan angive start- og sluttidspunkt, og med en lille statusindikator, der kan - og skal - redigeres, holder man ?e med opgavernes tidsm?sige forl? inden for den fastsatte tid.

• Calendar. Som navnet siger, den fælles kalender for gruppens medlemmer. Kalenderen har mange visningsformater, og den har desuden en del til opgavestyring, hvor man kan holde øje med sine forskellige gøremåls status.

• Discussion er selvfølgelig diskussionsområdet, hvor gruppemedlemmerne kan skrive og svare på indlæg. Organiseret i 'tråde'.

• About viser den beskrivelse, som skal laves, når der oprettes et nyt arbejdsområde.

Fælles kalenderfunktion

Er omtalt ovenfor

Dagbog

Kalenderen er vel det naturlige sted at føre dagbogen. Det kan suppleres/ erstattes med en særlig mappe i arbejdsområdet. Alle optegnelser i kalenderen opfattes som møder, men kan dog med den tilknyttede tekst og opgavelisten give et godt billede af igangværende aktiviteter og disses status.

Ekstra e-mail adresse

Brugere af TeamCast Web Office får en mailadresse (<brugernavn>@teamcast.com). Den kan være praktisk at bruge i forbindelse med den øvrige brug af TeamCast, idet postkassen kan nås ved klik på et faneblad fra TeamCasts side. I modsat fald skal man have et særskilt vindue åbnet med sit postprogram, der måske som SkoleKom afbryder efter en tids inaktivitet. TeamCast e-mail er en web-mail, der kan nås fra en vilkårlig internetbrowser.

eBoard

Se tastevejledning til eBoard på side 128

eBoards funktionalitet:

• Opslag vises som 'Post-It'-lapper (de kendte gule lapper)

• Et opslag kan indeholde tekst (dokumenter) og/eller billeder samt kommenterede links

• En person (typisk læreren) opretter en opslagstavle. Øvrige brugere får adgang via opslagstavlens navn og en adgangskode

• Linksamling og e-mailliste

• Et opslag kan fungere som diskussionsforum

Opslag

Skærmbilledet vises som en opslagstavle med lapperne anbragt i kronologisk orden. Det gør eBoard velegnet til brug i forbindelse med dagbogsarbejde, fastholdelse af tidsforløb i projektfaser og lignende.

Tekst og billeder

På hver 'lap' kan der placeres tekster og/eller billeder. Billeder vises på lappen med et miniatureformat af det egentlige billede. Hvis der vedhæftes filer i et format, der ikke er registreret på den aktuelle PC, vil man få tilbud om at gemme filen på PC'ens harddisk. Således kan man fx ikke "læse" et WordPerfect-dokument tilknyttet et opslag, hvis man ikke har programmet installeret. Der er en grænse på ca. 10 MB pladsforbrug til samtlige projektets filer.

Oprettelse og brug

En administrator (opslagstavleansvarlig) opretter opslagstavlen. Det er administratoren, der bestemmer navn og adgangskoder, hvis stedet skal være for en lukket gruppe. Administratoren fortæller derefter 'sine' brugere om opslagstavlens adresse (URL) og den/de nødvendige adgangskode(r). Det er alt, hvad brugerne behøver for at bruge det. Administratoren skal også oprette 'Faneblade' på opslagstavlen, hvis man ønsker en emnemæssig opdeling for at opnå større overskuelighed. Administratoren har et særligt password.

Linksamling og email

Hvis man på et opslag skriver en URL, bliver den automatisk konverteret til et aktivt link. Det er altså ret let at vedligeholde en linksamling for projektet.

Tilsvarende med e-mail. En e-mail adresse bliver automatisk til et udgangspunkt for afsendelse af e-mail. Det fungerer dog kun fra en given PC, hvis der er en post-funktion på den pågældende computer.

Diskussionsforum

Et opslag kan fungere som et diskussionsforum, hvor svar og replikker løbende kan opsamles. Hver enkelt af gruppens deltagere kan oprette et sådant diskussionsforum.

TeamNow

Se tastevejledning til TeamNow på side 133

TeamNows funktionalitet:

• Oprettelse og invitation

• Fælles adgang til dokumenter, der kan redigeres af alle medlemmer

• Dokumenter kan vedhæftes noter/kommentarer, der kan danne udgangspunkt for en 'trådet' diskussion.

• Materialer kan organiseres i mapper

• Mulighed for fælles postliste

• Fælles samling af weblinks

• Medlemmer kan starte en diskussion om et emne

• Mulighed for e-mail-besked om ændringer i projektet

• Online tutorial og guide i PDF-format

Oprettelse og invitation

En person (læreren eller den projektansvarlige) opretter projektet. Når dette deles (se nærmere beskrivelse i tastevejledningen), skal der inviteres medlemmer via en e-mail-liste. De inviterede skal tilmelde sig hos TeamNow, hvor de kan deltage i de projekter, de er inviterede til.

Fælles adgang til dokumenter, der kan redigeres af alle medlemmer

Alle medlemmer af et projekt har adgang til at oprette mapper og dokumenter ('upload' fra egen PC til projektområdet hos TeamNow). I standardopsætningen kan alle redigere (evt. slette) alle projektets mapper og filer. Dokumenters historie kan ses i en historik-funktion. I den gratis version er der en begrænsning på pladsforbruget på ca. 10 MB.

Dokumenter kan vedhæftes noter/kommentarer

Et dokument kan få tilføjet en note af ethvert projektmedlem. De øvrige medlemmer kan efterfølgende kommentere noten. Kommentarerne opsamles i en tråd, der til enhver tid kan gennemløbes. Samme dokument kan godt have flere tråde tilknyttet.

Materialer kan organiseres i mapper

Som nævnt kan alle medlemmer oprette mapper. Det muliggør en struktureret opbevaring af fælles dokumenter.

Mulighed for fælles postliste

Der kan knyttes en 'Contact Folder' til et projekt, hvor e-mail adresser og anden information om projektets medlemmer kan opbevares (fx adresse og telefonnummer). Det gør det let at sende e-mail til projektets medlemmer - enkeltvis eller til flere ad gangen.

Fælles samling af web-links

Links til interessante og/eller relevante web-steder kan placeres i projektet i en passende folder. I samme folder kan der godt ligge objekter af forskellig slags (fx dokumenter, links og diskussioner), så der kan lægges en uddybende beskrivelse af projektets links i mappen med selve linkene.

Medlemmer kan starte en diskussion om et emne

Alle projektets medlemmer kan igangsætte en diskussion om et eller andet emne. Diskussionen kan placeres et vilkårligt sted i projektets mapper, så lidt trafik-kultur for at holde en vis orden er påkrævet. En diskussion er ikke interaktiv i samme grad som en chat, men er en af de faktorer, der giver liv og dynamik til et projektrum.

Mulighed for e-mail-besked om ændringer i projektet

Deltagerne i projektet kan få e-mail med forskellig frekvens. Lige fra ingen projektrelateret mail til en mail hver gang, der sker en rettelse eller ændring i projektets indhold.

Online tutorial og guide i PDF-format

Glimrende online tutorial, der skridt for skridt forklarer systemets forskellige muligheder. Under knappen Help (ses, når man er logget ind, dvs. man skal være tilmeldt systemet), ligger der en guide til download i PDF-format (og i Microsoft Word-format) ca. 36 sider

Samlet oversigt

De nævnte tjenester har nogle fælles træk, men er dog samtidig både visuelt og funktionelt temmelig forskellige. Et brugervenligt fællestræk for eBoard og eGroups er en nem og direkte navngivning af den tilknyttede webressource. Et eBoard oprettet med navnet projektkemi får en URL (adresse) www.projektkemi.eboard.com, og tilsvarende vil et websted hos eGroups med samme navn få URL: www.egroups.com/group/projektkemi. Hos TeamCast (www.teamcast.com) og TeamNow (www.teamnow.com) kan der ikke oprettes projekter med offentlig adgang. Al adgang sker via login med brugernavn (e-mail) og adgangskode, hvorefter systemet præsenterer de projekter, man har adgang til, dvs. som man selv har oprettet eller er blevet inviteret til. Der er således ikke brug for en nem navngivning.

eBoard har en simplere betjeningsflade, men samtidig en begrænset funktionalitet. Hvis behovet for en fælles kalender er det afgørende, så er TeamCast eller eGroups klare favoritter, men der er intet til hinder for at arbejde med flere systemer på én gang. TeamCast har ingen facilitet til linksamling (er), så den følgende opskrift kan ikke bruges her. Opret en eGruppe hos eGroups, eller et projekt hos TeamNow, og lad fx linksamlingen pege på et eller flere eBoards med hver sit (del)tema. Hvis brugerne på egne PCer kan oprette og styre flere samtidige browservinduer, er der ingen problemer i det, men det ligger nok i overkanten af, hvad man kan forvente om almindelige brugeres IT-kompetencer.

Tastevejledning til eGroups

Oprettelse af en eGroupsgruppe På adressen www.egroups.com (eller www.egroups.dk) kan man registrere sig som bruger af systemet og dermed få adgang til at oprette grupper. Her gennemgås den amerikanske, da jeg synes der er nogle sprogforbistringer i forbindelse med oversættelsen til dansk. For grupper, som man selv opretter, kommer man til at fungere som admini strator/moderator med ret til at invitere eller blot tilmelde andre til gruppen. Desuden får man som administrator adgang til nogle værktøjer, der kan vise noget om gruppens og gruppemedlemmernes aktivitet, hvis det skulle have interesse.

Som registreret bruger (enten via selvstændig tilmelding eller via administrator tilmelding) kan man ved angivelse af e-mail adresse og adgangskode få adgang. Som kommende bruger vælger man 'Sign-up today for free'.

Registreringssiden er på 2 skærmbilleder

Efter klik på 'I accept'-knappen bliver man ført til registreringens side 2:

På side 2, der indledes med ovenstående, er der en hel del tilbud om tilsendelse af reklamer for alt muligt - det kan man roligt springe over ved at klikke på den nederste og afsluttende 'accepter'-knap. Der kommer så en besked om, at man får tilsendt en e-mail, som skal besvares, før det nyoprettede brugernavn bliver aktivt. Dette sker lynhurtigt, og så er man klar til oprettelse af en ny gruppe - eller flere.

Oprettelse af en ny gruppe

Fra knappen 'Start a group' kommer man til følgende side:

kommer man til følgende side:

Formularsiden er udfyldt med noget tekst til oprettelse af en demonstrationsgruppe. Bemærk felterne med efterstillet tekst 'Required' (vises med rød skrift på skærmen). De skal selvfølgelig udfyldes. De øvrige felter (ikke ret mange) behøver man ikke at udfylde.

Når man har trykket på knappen 'I Accept Continue', føres man til denne side:

Her skal man bemærke teksten i nederste højre hjørne. NonEnglish groups skal placeres i kategorien World - og det gør man så.

De næste vinduer ser nogenlunde ens ud, og her vælger man i rækkefølge fx: Dansk .Uddannelse .(plus eventuelt et eller flere niveauer) Når man har fundet den korrekte placering, trykker man på knappen 'Place group here'.

Det fører til dette vindue:

Her kan man invitere deltagere ved at angive deres e-mail adresse, et mellemrum og deres rigtige navn. Hvis man bruger invitationen (Send invitation to members i felt 2) - og det, siger eGroups, er normalt det mest høflige - så skal den inviterede efterfølgende selv oprette sig som bruger hos eGroups. Det sker på de to førstnævnte blanketter.

Til brug i gruppe- eller projektarbejde med elever eller med personer, som man ved skal/vil være med, skal man nok foretrække den alternative tilmelding (Directly subscribe members). Gruppens medlemmer bliver så automatisk oprettet og får tilsendt en mail med en adgangskode.

Deres brugernavn er den e-mail adresse , som de bliver oprettet med.

I felt 3 kan man skrive en velkomsttekst, der indsættes i en standardtekst, som tilsendes de inviterede medlemmer, når man trykker på knappen 'Invite Members'.

Det hele afsluttes med denne besked, hvorefter det webbaserede værktøj kan bruges.

Heraf fremgår URL'en til den her anvendte gruppes startside (http://www.egroups.com/group/demogruppe), samt hvilken adresse, man skriver til for sende mail til alle gruppens medlemmer (demogruppe@egroups.com). (NB! Gruppen er oprettet udelukkende til demonstrationsformål og eksisterer ikke mere).

Det nye medlem af gruppen (vi forudsætter, at administratoren har oprettet brugerne) navigerer i sin browser til gruppens adresse (www.egroups.com/group/demogruppe) i eksemplet og mødes af et vindue:

Her fylder man sin e-mail adresse og den tilsendte adgangskode ind, hvorefter man er med.

For det almindelige medlem, der ikke har administratorstatus, ser siden således ud:

En lille bemærkning til brug af kalenderfunktionen. Første gang et gruppemedlem bruger kalenderen, skal vedkommende oplyse om sin tidszone. Det er selvfølgelig vældig praktisk, hvis man bruger eGroups på tværs af mange tidszoner. Til brug i Danmark vælges en tidszone +01.00 i forhold til GMT. Man kan fx vælge Brussel for at få normal vesteuropæisk tid.

Kalenderen har en anden lille mærkværdighed (set med danske øjne), idet tidsangivelser skal angives på amerikansk format, altså med am (formiddag) og pm (eftermiddag).

Tastevejledning til eBoard

Oprettelse af et eBoard På adressen kan man oprette en elektronisk opslagstavle, hvor man kan placere tekster (ikke som filer) og billeder. Velkomstbilledets øverste venstre hjørne: Her kan man enten oprette en ny opslagstavle (Create an eBoard), eller man kan 'gå til' en eksisterende (Enter an eBoard).

Vi skal oprette, så vi vælger 'Create'.

Efter indtastning af opretterens (administratorens) e-mail adresse og flueben i 'I accept the user agreement….' får man næste side:

I afsnittet med password skal man overveje, om opslagstavlen kun skal være åben for gruppen (dvs. et aktivt 'Read' password), eller om der skal være adgang for alle (på hele internettet!) til at læse, men kun adgang for gruppen til at rette/skrive. Det første (kun åben for gruppen) er nok det mest ønskede, men prisen er to forskellige adgangskoder.

Opslagstavlen er nu parat:

Billedet viser opslagstavlen i 'Edit mode', hvor der kan rettes og tilføjes nye opslag. Opslagstavlen kan inddeles i forskellige 'Tabs' - faneblade, så man kan systematisere sine opslag lidt. Dette kan dog kun gøres med kendskab til 'rette/tilføje.

Tilføjelse af et nyt opslag sker ved klik på 'Add a new note', der bringer oprettelsessiden frem (vist nedenfor).

På blanketten gives der mulighed for at vedlægge filer, der udpeges på egen harddisk. De overføres til eBoard og kan nås fra opslaget via et link.

Der er en grænse på 10 MB for den samlede plads til en opslagstavle. Hvis der sættes flueben i feltet 'Make this a chat note', vil opslaget fungere som diskussionsforum, hvor indlæg løbende samles op.

Tastevejledning til TeamNow

På adressen kan man tilmelde sig TeamNow og dermed få adgang til at oprette nye eller deltage i eksisterende projekter.

Medlemmer logger ind ved angivelse af e-mail adresse og en selvvalgt adgangskode. Nye medlemmer klikker i boksen 'Sign up For free'. De kommer herved til den tredelte indmeldelsesside (se næste side).

På første side står en masse information, og det eneste, man selv skal bidrage med, er en oplysning om brugen (Business, Educational eller Other).

Et klik på Next bringer de indtastede informationer op til gennemsyn med mulighed for rettelser inden endelig afsendelse. Når der klikkes på Finish, får man denne besked:

I den e-mail, man får tilsendt, står en lang og indviklet adresse, der er et link, (hvis e-mail-programmet tillader sådant), ellers kan det kopieres ind i en browser. Linket fører til TeamNow, og de sidste formaliteter til oprettelse af det nye projekt.

Dernæst skal der vælges tidszone og sprog (én mulighed: engelsk, så den tager man!).

Til sidst vælges om og i givet fald hvorledes, man vil have email besked om aktivitet på projektet.

Efter det afsluttende klik på Finish får man en kvittering:

Når man så har logget ind igen (med brugernavn (e-mail) og den nyvalgte adgangskode), ser man denne velkomst (selvfølgelig står der nok ikke Knud i overskriften, men hvad man nu ellers har oplyst som sit fornavn):

Som det første kunne det være relevant at oprette en mappe, så man klikker på 'mappe-+' ikonen, som beskrevet i hjælpeteksten. På den næste side udfyldes felterne med relevant information, fx således:

Når mappen så er oprettet får man dette billede med forslag til nye aktiviteter:

Til brug i projekt- eller gruppesammenhæng er muligheden 'Invite other team members …' særdeles relevant. Skærmbillederne ser således ud:

Først udfyldes 'Basic details'.

Dernæst skal der gives besked til de deltagende medlemmer, hvor man samtidig får mulighed for at vedlægge en lille besked.

NB! Det er en god ide, at indføje URL'en (), eftersom denne ikke fremgår af den fremsendte besked til de nye medlemmer. Ligeledes bør man orientere om tilmeldingsproceduren, der er nødvendig for at komme videre).

Sidste fase er 'Review & confirm', hvor man kan se, hvad der skal til at ske.

Og sådan kan projektets side se ud, når der er oprettet en Adressebog (Contacts), en mappe (Dagbog) samt placeret et link (Kemis hjemmeside).

Tastevejledning til TeamCast

På adressen www.teamcast.com kan man tilmelde sig tjenesten for at oprette en arbejdsgruppe. Når det er sket, kan man efterfølgende invitere de øvrige medlemmer til deltagelse. Medlemmerne modtager en e-mail med et klikbart link, der fører direkte til TeamCasts side, hvor de kan tilmelde sig.

I det følgende beskrives tilmelding og oprettelse af et arbejdsområde for en gruppe.

Velkomstsiden:

Klik på linket Web Office >> nederst til højre i billedet (eller på Members oppe i menu-linien). Det bringer dig videre til den næste og egentlige - loginside:

Igen klikkes på linket Web Office >> Hvis man som ny bruger ikke har udfyldt Username og Password oppe på siden, så kommer man til en oprettelsesformular:

Et klik på Register-knappen fører til næste side:

Her behøver man ikke at invitere medlemmer til gruppen på nuværende tidspunkt. Det kan ske på et vilkårligt senere tidspunkt. Et klik på knappen Next giver:

På denne side udfylder man mindst en af boksene med navn på et arbejdsområde, som man senere vil invitere deltagere til. Afslut med klik på knappen Finish.

Næste billede er det sædvanlige indgangsbillede til TeamCast (dog er der selvfølgelig endnu ingen aktivitet, da arbejdsområdet er nyoprettet):

Man ser de 6 faneblade, der bruges til skift mellem TeamCasts forskellige funktionsområder:

For at få en god og alligevel hurtig introduktion til TeamCast kan man klikke på Help i nederste højre hjørne. Der kommer et billede med en indgang for hvert af TeamCasts faneblade (i nederste venstre hjørne kan man se sin nye e-mail adresse som medlem af TeamCast):

Som et eksempel kan vi se på hjælpebilledet fra Calendar. Først er der et par generelle stikord om funktionen, og derefter kommer et antal link til sider med svar på typisk stillede spørgsmål om funktionen.

Ud over kalendersiden vil man nok bruge meget tid på siden med arbejds- eller gruppeområderne.

Der er oprettet et område med navn 'Projektkemi'. I dette arbejdsområde er underområdet 'Documents' åbnet, og man kan se, at det indeholder yderligere en mappe (med 2 dokumenter) samt en tekst om Uranprojektiler. Denne tekst kan hentes til egen PC med linket Download, eller den kan få ændret sit navn med linket Edit. Der er ikke tale om en online redigering af selve dokumentet. Der kan oprettes nye mapper og placeres filer heri med de to knapper 'Add Folder' og 'Upload Files'. De fire små knapper:

leverer, som antydet, funktionerne Kopier, Klip, Indsæt og Slet, der alle virker på de objekter med flueben i den lille rude foran.

Fra alle vinduer, der kan nås fra fanebladene, kan man klikke på linket i bundlinien: hvilket bringer et 'invitationsskema' frem:

hvilket bringer et 'invitationsskema' frem::

Man udfylder med de ønskede medlemmer og deres e-mail og klikker på knappen Next:

På dette billede kan man dernæst indmelde sine nye medlemmer i et udvalg af arbejdsgrupper. I billedet ovenfor er en tænkt person (Jens Hansen) blevet tilmeldt arbejdsgruppen Projektkemi. Under denne formular sidder en knap, Finish. Den klikker man på, når de ønskede medlemskaber er specificeret. Det giver en kvittering:

Herefter dukker der en invitation op i postkassen hos Jens Hansen med et klikbart link og en kode, der giver adgang til TeamCast, når Jens Hansen har oprettet sig med brugernavn og adgangskode.

1) Som et eksempel herpå har eGroups skiftet ejer i tidsrummet fra dette dokuments tilblivelse til dets publicering. Det her ikke medført nogen ændringer i brugerfladde eller funktionalitet.

Denne side indgår i publikationen "Projektarbejde i kemi" som kapitel 16 af 17
© Undervisningsministeriet 2001