Appendiks : Tjekliste

Faser i forbindelse med anskaffelse af udstyr

Ved anskaffelse af ny kopimaskine bør en institution typisk gennemgå følgende tre faser inden købet.

Fase 1
Gennemgå eksisterende kontraktforhold, få overblik over institutionens omkostninger og økonomiske forpligtelser i eksisterende kontrakter og få en opgørelse over, hvilke yderligere omkostninger en eventuel ny investering medfører (for eksempel nedtagning af printer og overførelse af print fra den nedtagne printer til en eventuel ny kombi-maskine (kombineret kopi og print).

Fase 2
Når beslutning om investering er truffet, skal der dels tages beslutning om finansieringsform (kontant, lånefinansieret, leasing eller All-in), dels om opbygning/konfiguration af kopiog printmaskinen. Det er vigtigt at være bekendt med det præcise årlige forbrug af tryk fra kopi og/eller print, således at tegning af serviceaftale ikke dækker mere end det reelle årlige forbrug. It-mæssige krav til det nye udstyr skal klarlægges, så dette er kompatibelt i forhold til skolens netværk.

Fase 3
Der burde herefter være dannet et fundament af oplysninger, som skaber grundlag for henvendelse til forskellige leverandører på kopi- og printmarkedet. Disse oplysninger bør oplyses til leverandøren for derigennem at opnå en ensartet tilbudsgivning, som efterfølgende giver de bedste arbejdsvilkår og beslutningsgrundlag i forbindelse med sammenligning.

Nedenfor er de vigtigste elementer fra selve vejledningen beskrevet kortfattet. Det skal bemærkes, at der her ikke er en uddybende forklaring af de enkelte punkter og begreber. Tjeklisten skal primært opfattes som en hjælp til gennemlæsningen af vejledningen og kan bruges som en opsummering efter hvert afsnit i vejledningen.

Leasingkontrakter

• Overordnet findes der to former for leasing; operationel leasing og finansiel leasing.
• Centre og institutioner for erhvervsrettet uddannelse, centre og institutioner for videregående uddannelse samt universiteterne er underlagt bestemmelserne i Finansministeriets Budgetvejledning og må alene indgå aftaler om operationel leasing.
• På vegne af disse institutioner har Undervisningsministeriet i samarbejde med Nordania Leasing udarbejdet et koncept for operationel leasing.
• Operationelle leasingaftaler er korterevarende lejemål, typisk med en indbygget opsigelsesret.
• Finansielle leasingaftaler er derimod et længerevarende lejemål, der er uopsigeligt i hele aftaleperioden, og der er derfor ikke nogen nem/billig måde at slippe ud af en dårlig aftale på. Det mest fordelagtige er at lade aftalen køre til udløb og dermed undgå at forlænge aftalen via diverse kontraktændringer.
• Vær opmærksom på, at en leasingaftale kan være fast forrentet eller variabelt forrentet.
• Vær opmærksom på, om leasingaftalen udløber automatisk, eller om den fortsætter over i en sekundær leasingperiode, hvis ikke den opsiges skriftligt.
• Indeholder en leasingaftale en restværdi/scrapværdi, betyder det, at institutionen ved aftalens udløb er forpligtet til at betale det beløb, som restværdien andrager. Det gælder uanset, om aftalen får lov til at løbe ud, eller om den bliver ændret undervejs.
• En restværdi/scrapværdi betyder desuden, at institutionen overtager ejendomsretten over udstyret ved aftalens udløb.
• Husk, at en restværdi alt andet lige skal betyde en lavere ydelse i aftalen i forhold til en aftale uden restværdi.
• Vær opmærksom på de “Top up” (forlængelses-)muligheder, der kan ligge i institutionens aftale efter en periode.
• Det er en god idé selv at indhente leasingtilbud fra flere uafhængige leasingselskaber. Husk i den forbindelse at få oplyst basisrenten. Husk også ikke at indgå leasingaftalen med kopi- og printleverandøren.
• Finansielle leasingaftaler bør maksimalt tegnes med en løbetid på fem år og anbefales at indeholde en restværdi på 5 procent, således at der er mulighed for at overtage ejendomsretten ved udløb.
• Operationelle leasingaftaler, i henhold til Undervisningsministeriets koncept, bør maksimalt tegnes med en løbetid på tre år.

Lejekontrakter

Lejeaftaler er basalt set finansielle leasingaftaler med identiske forpligtelser. Institutionen skal derfor være opmærksom på de punkter, der er nævnt i forbindelse med leasingkontrakter. Derudover skal institutionen være opmærksom på følgende:

• At finansieringsydelsen i nogle lejeaftaler kan indeksreguleres på linje med serviceydelsen.
• At nogle lejeaftaler binder institutionen på den indbyggede serviceaftale i hele lejeperioden
• At lejeaftalen garanterer, at underskydende forbrug krediteres.

All-in-kontrakter

En all-in-kontrakt er en leasingaftale, hvor der betales en pris per print – en klikpris. Denne klikpris findes ved at dividere den årlige leasingydelse med det aftalte årlige forbrug af kopitryk. All-in-kontrakten kan indeholde følgende faldgruber:

• Fuld kopipris på overskydende tryk, det vil sige både finansiering og service. Sørg derfor altid for, at der i aftalen er oplyst en pris på overskydende tryk, og at denne alene afspejler serviceprisen.
• Teknologisikring, forstået på den måde, at institutionen inden aftalens udløb helt eller delvist kan få udskiftet maskinerne i kontrakten, er ofte blot et påskud for at “vende” aftalen.

Det tilrådes altid at holde finansieringsaftaler og serviceaftaler adskilt.

Serviceaftalen

Uanset, om der er tale om en separat serviceaftale eller en serviceaftale, der er inkluderet i en leje- eller all-in-aftale, så er der følgende risikoområder:

• Vær opmærksom på den faktiske årlige volumen.
• At underskydende tryk krediteres til en pris fastsat i aftalen.
• Hvad aftalen dækker, såsom toner og hæfteklammer etcetera.
• At der er faste rammer for indeksreguleringen, for eksempel én gang årligt i henhold til Danmarks Statistiks Nettoprisindeks.
• At serviceaftalens løbetid svarer til finansieringsaftalens løbetid.
• Er der store sæsonmæssige udsving i institutionens kopi- og printforbrug, er det vigtigt at have helårlig afregning. Dette gælder naturligvis primært, hvis der ikke krediteres underskydende forbrug.

Identificering af print- og kopibehov

Det er vigtigt, at institutionen selv foretager en behovsanalyse for at undgå unødvendige investeringer eller en uhensigtsmæssig kontraktmæssig forpligtigelse.

Farve kontra sort / hvid

Prisen på en sort/hvid multifunktionsmaskine og en tilsvarende farvemaskine er stort set identisk. Opmærksomheden bør derfor henledes på følgende:

• Er der reelt et behov for at kunne fremstille farvetryk på en multifunktionsmaskine?
• Det er væsentligt dyrere (serviceaftalemæssigt) at fremstille farvetryk frem for et tilsvarende tryk i sort/hvid.
• Der er stor risiko for, at institutionen vil opleve en stor stigning i farvetrykvolumen, og dette vil medføre en væsentlig forøget omkostning.

Print

Institutionen bør overveje den printmæssige situation nøje. Der er tale om relativt små anskaffelsessummer, men omkostningerne til forbrugsstoffer kan være temmelig høje. Institutionen bør derfor overveje, om printeren ikke kan afskaffes, specielt hvis institutionen enten har investeret i en multifunktionsmaskine eller påtænker en sådan investering.

Volumen og konfiguration

Når den årlige kopi- og printvolumen er fastsat, skal institutionen definere behovet for ekstraudstyr på den nye maskine. Når dette er fastlagt, kan der indsamles løsningsforslag fra de af institutionen udvalgte leverandører.

Denne side indgår i publikationen "Råd og vink om køb, leje og leasing af kopimaskiner og printere" som kapitel 5 af 6
© Undervisningsministeriet 2006